Notoire wanbetalers vertonen asociaal gedrag. Bij mij in de wijk woont Kees, een man die fatsoensnormen aan zijn laars lap. Hij gooit lege bierblikjes in de struiken, maakt lawaai met zijn opgevoerde Tomos en hij laat zijn buldog uit in het speeltuintje aan het eind van de straat. Vorige week trapte ik tijdens een avondwandeling met mijn maat 44 in een verse hondendrol van Wodan. Ik baal ervan als mensen schijt aan afspraken hebben. Notoire wanbetalers hebben hier ook een handje van. De overeenkomsten tussen Kees, zijn hond Wodan en wanbetalers zijn opvallend. Vanzelfsprekend wil je deze ‘stront aan de knikker’ bij notoire wanbetalers voorkomen.
Hekel aan notoire wanbetalers
Heb jij als ondernemer ook last van notoire wanbetalers? Ze kopen een product of maken gebruik van een dienst, zonder de rekening te betalen. De consequenties zijn soms groot. De cashflow van je bedrijf komt onder druk te staan. Of nog erger: zeer hoge, lang uitstaande facturen een faillissement in. Elke ondernemer wordt vroeg of laat met wanbetalers geconfronteerd. Uit onderzoek blijkt dat debiteuren het overgrote deel van hun rekening te laat betalen. Een klein deel hiervan wordt zelfs helemaal niet overgemaakt. Net als Kees komen notoire wanbetalers hun betalingsafspraak niet na. Als je ze erop aanspreekt, maken ze stennis of verzinnen ze een smoes. En als je niet oplet, zit je binnen de kortste keren financieel in de stront. Als ondernemer probeer je dat te voorkomen. Graag zet ik 7 tips op een rij om wanbetalers een poepje te laten ruiken.
Tip 1: Vraag een creditcheck aan
Natuurlijk is een wanbetaler een ‘drol’ van een vent (of vrouw natuurlijk). Som roep je de ellende over je zelf af. Wees eens eerlijk? Als je op straat een hondendrol ziet liggen, trap je er dan in? Of laat je deze uitwerpselen links liggen? Bij debiteuren met een bedenkelijke betalingsmoraal werkt het precies zo. Check dus bij nieuwe opdrachtgevers of grote opdrachten altijd hun financiële handel en wandel. Weet wie je klanten zijn. En zorg dat je met een creditcheck op de hoogte bent en blijft. Zo voorkom je erger bij notoire wanbetalers.
Tip 2: Verstuur op tijd je factuur
Soms brengen debiteuren de zaak aan het schijten. En soms ben je zelf verantwoordelijk voor hun laakbare betaalgedrag. Stel dat je een project succesvol hebt afgerond: wacht je nog 3 weken met factureren of stuur je direct de rekening? Als je notoire wanbetalers één vinger geeft, dan pakken ze heel de hand. Met (veel) te laat factureren geef je alle ruimte tot uitstelgedrag. Verstuur dus op tijd je factuur. Zorg dat deze factuur aan de wettelijke richtlijnen voldoet. En zet duidelijk op papier wat je onderneemt als een debiteur niet betaalt.
Tip 3: Breng wettelijke handelsrente in rekening
In de praktijk werkt het goed om een debiteur met zijn neus op de feiten te drukken. Pas geleden zag ik hoe een wijkagent Kees sommeerde om de hondenpoep van Wodan op te ruimen. Bij een volgende overtreding stelde hij bovendien een proces-verbaal in het vooruitzicht. Bij notoire wanbetalers werkt het op vergelijkbare wijze. Volgens artikel 119 van het Burgerlijk Wetboek mag je een wettelijke handelsrente in rekening brengen. Het is wel zaak om de debiteur hiervan op de hoogte te brengen. Deze rente komt bovenop het gefactureerde bedrag. Bij een deel van de wanbetalers werkt deze extra rente afschrikwekkend.
Tip 4: Besteed debiteurenbeheer uit
Facturen opstellen, versturen en opvolgen is tijdrovend werk. Zeker als je wekelijks tientallen facturen hebt. Veel ondernemers vinden het niet prettig om debiteuren op hun betalingsmoraal te wijzen. Als je geen professionele debiteurenbeheerder in huis hebt, is het verstandig om deze tak van sport uit te besteden. Met factoring staat het gefactureerde bedrag vaak binnen één dag op je rekening. Daar hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan. Het is de vraag of kosten en opbrengsten in balans zijn. Een goed alternatief is om debiteurenbeheer uit te besteden. Een bedrijf als Incassoplein neemt het gehele proces van facturatie, bewaking en sommatie voor zijn rekening. Uw klant merkt hier niks van en je hebt veel eerder in de gaten dat je te maken hebt met notoire wanbetalers.
Tip 5: Een beller krijgt z’n geld sneller
De meeste bedrijven ondernemen pas actie tegen notoire wanbetalers als ze figuurlijk ‘in de stront zitten’. Dat is een gemiste kans. Neem voordat de betalingstermijn verstrijkt contact op met je debiteur. Informeer of de geleverde dienst of het verkochte product naar wens was. Vraag of de factuur ontvangen is en of alle gegevens op de factuur correct zijn. En vergeet niet te informeren wanneer ze de openstaande rekening betalen. Soms ligt een factuur op de stapel ‘te verwerken post’ of is hij bij de verkeerde afdeling terecht gekomen. Bellen is een beproefde, directe manier om met je debiteur in contact te blijven. Klanten waarderen dit extra contactmoment. Zo vergroot je de kans op betaling aanzienlijk. Of met andere woorden: een beller krijgt z’n geld sneller.
Tip 6: Wees vriendelijk in je aanmaning
Kees vindt het niet prettig om aangesproken te worden op zijn asociale gedrag met Tomos, bierblikje of Wodan. Vaak zet hij direct zijn hakken in het zand. Zo’n gevoel krijgen veel debiteuren ook als ze een onpersoonlijke aanmaning met dreigende taal onder ogen krijgen. Denk eens na over een andere invalshoek. Een persoonlijke boodschap trekt veel meer de aandacht dan een dertien-in-een-dozijnaanpak. Voorbeeldbrieven zijn vaak handig, maar werken in de praktijk soms averechts. Notoire wanbetalers worden niet warm of koud van een brief of mail met als kopregel ‘eerste betalingsherinnering’. Ze wachten de ‘tweede herinnering’ rustig af. Verstuur dus liever een persoonlijke aanmaning 30 dagen nadat de betalingstermijn verstreken is.
Tip 7: Zet afspraken zwart op wit
Leg de gemaakte afspraken over een gemaakte betalingsregeling vast. Als je debiteur zijn betalingsafspraken – na bellen en aanmanen – niet nakomt, is het belangrijk om eventuele sancties zwart op wit te zetten. Ook notoire wanbetalers moeten weten waar ze aan toe zijn. Laar doorklinken dat het je ernst is. Communiceer dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau of dat je geen producten of diensten meer levert. En benadruk dat de bijkomende kosten voor rekening van de debiteur zijn. Vergeet tenslotte niet om de afdeling sales in te schakelen. Soms werpt een extra telefoontje of een bezoekje van de vertegenwoordiger alsnog zijn vruchten af.
Jouw ervaringen met notoire wanbetalers?
Vanzelfsprekend ben ik heel nieuwsgierig hoe jij omgaat met notoire wanbetalers. Ben je proactief en zit je er bovenop? Of reageer je pas als er ‘stront aan de knikker’ is. Heb je nog meer tips om wanbetalers een poepje te laten ruiken? Schroom niet om je ervaringen te delen met de relaties van Debiteurenplein. Heb je hulp nodig om wanbetalers aan te pakken? Interesse? Bel of vul het contactformulier in om een afspraak te maken.