Rechtsgeldige factuurPas geleden viel mijn blik op een opvallend bericht in de krant: ‘Liefdesbrief 40 jaar te laat bezorgd’. Ik kon een glimlach niet onderdrukken. Echt een gevalletje van ‘mosterd na de maaltijd’. De verliefde man kreeg geen reactie op zijn brief, dus hij dacht: de liefde zal wel niet wederzijds zijn.  En dat was een verkeerde vooronderstelling. De vrouw in kwestie was tot over haar oren verliefd, maar was niet op de hoogte van de actie van Cupido. Ook tussen zakelijke relaties kan de liefde bekoelen als een factuur onbeantwoord blijft. Zorg dus altijd dat je een rechtsgeldige factuur verstuurt.De verliefde man kreeg geen reactie op zijn brief, dus hij dacht: de liefde zal wel niet wederzijds zijn. En dat was een verkeerde vooronderstelling. De vrouw in kwestie was tot over haar oren verliefd, maar was niet op de hoogte van de actie van Cupido. Ook tussen zakelijke relaties kan de liefde bekoelen als een factuur onbeantwoord blijft. Zorg dus altijd dat je een rechtsgeldige factuur verstuurt.

Overeengekomen afspraken

Verrassingen kunnen ook in zakelijke relaties verkeerd uitpakken. Het is dus zaak om helder te zijn in je communicatie. Een succesvolle transactie start met het overhandigen van de ‘algemene voorwaarden’. In die voorwaarden en in de goedkeurde offerte staan de afspraken die je gezamenlijk overeengekomen bent. Na het leveren van een product of dienst is een factuur de finishing touch. Verzend onmiddellijk na levering de factuur. Als je lang wacht met het versturen van de factuur geef je een verkeerd signaal af.

Factuurspecificatie

Zorg voor een duidelijke factuurspecificatie. Hoe duidelijker de factuur is opgesteld, hoe sneller klanten het gefactureerde bedrag overmaken. Bij langlopende projecten is het gebruikelijk om tussentijds facturen te sturen. Maak hierover met elkaar duidelijke afspraken. Is er sprake van meerwerk? Meestal is dat geen probleem. Als je maar helder en op tijd communiceert. Bedenk altijd: samenwerken is leuk als de liefde van 2 kanten komt. Dus: na gewerkte uren direct factuur versturen.

Zelf facturen opstellen en versturen

Grotere bedrijven beschikken over de financiële middelen om hun administratie en facturatie uit te besteden. Voor veel kleinere ondernemers (ZZP’ers en MKB’ers) is uitbesteden een te grote kostenpost. Daarom nemen ze deze cruciale bedrijfsactiviteiten zelf voor hun rekening. Waar moet je op letten als je zonder boekhouder of specifieke boekhoudkennis facturen opstelt en verstuurt. Houd er rekening mee dat een rechtsgeldige factuur aan een aantal eisen moet voldoen.

Eisen voor een rechtsgeldige factuur

Een rechtsgeldige factuur voldoet aan onderstaande eisen:

  • Gegevens crediteur (de gegevens van jouw bedrijf)
  • Gegevens debiteur (de gegevens van jouw klant of opdrachtgever)
  • KvK-nummer
  • Btw-identificatienummer
  • Doorlopend factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Datum levering of dienst
  • Omschrijving werkzaamheden in hoeveelheid (aantallen, uren, afspraak volgens briefing)
  • Factuurbedrag: exclusief btw, inclusief kortingen en aanvullingen, btw-tarief, btw-bedrag, Totaalbedrag inclusief btw
  • Bij vooruitbetaling: de exacte datum van betaling

Hulp nodig bij factureren?

Heb je hulp nodig om een rechtsgeldige factuur op papier te zetten? Incassoplein staat je graag met raad en daad terzijde. Graag check ik je uitgaande facturen of die aan bovenstaande criteria voldoen. En als je handen en voeten tekort komt, neem ik desgewenst ook het gehele facturatieproces van je over. Begint het al te kriebelen? Bel (040) 241 10 36 voor toelichting of om te kijken of we zakelijk een klik hebben.

Rechtsgeldige factuur: dé finishing touch van elke transactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.