Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning

Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaningOndernemers hebben een hekel aan klanten of debiteuren die niet of veel te laat betalen. Vooral de notoire wanbetalers zorgen voor ergernis en irritatie. Niet altijd is er sprake van opzet. Soms ziet een klant de factuur over het hoofd of beschikt hij over onvoldoende saldo op zijn rekening om de factuur te betalen. Hoe kom je er nu achter wat voor vlees je in de kuip hebt. Staat er nog een factuur open? Een beller krijgt zijn geld sneller, is mijn ervaring. Verder kun je – zelf of via een incassobureau – betalingsherinneringen en aanmaningen versturen. Wat is het verschil tussen beide brieven?

Betalingstermijnen

In het bedrijfsleven worden verschillende betalingstermijnen gehanteerd. Echter, de wettelijke betalingstermijn bedraagt voor zakelijke klanten 30 dagen. Met goedkeuring van beide partijen mag je een kortere (7 of 14 dagen) of langere termijn (45 of 60 dagen) contractueel overeenkomen. Veel bedrijven hebben een betaaltermijn in de algemene voorwaarden staan. Dat is heel verstandig, want met zo’n termijn heb je een extra pressiemiddel in handen om een klant sneller te laten betalen. Staat een factuur nog open na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen? Kom dan in actie.

Stap 1: bellen

Is een factuur nog niet betaald? Pak dan op de eerste dag na het verstrijken van de betalingstermijn de telefoon. Vraag eerst of de factuur in goede orde is ontvangen en of de klant tevreden is over het gekochte product of de geleverde dienst. Informeer vervolgens naar wanneer je de betaling kunt verwachten. Heeft de klant een reden om niet te betalen of kan hij niet betalen? Los dan de klacht op of spreek een betalingsherinnering af.

Stap 2: de betalingsherinnering

Betaalt een zakelijke klant nog steeds niet, verstuur dan een betalingsherinnering. Het verzenden van een betalingsherinnering is de tweede stap als een klant een of meerdere facturen niet betaald heeft. In zo’n schriftelijke herinnering verzoek je de klant op vriendelijke toon om alsnog over de brug te komen en de openstaande factuur of facturen te betalen. Maak niet de fout om boven zo’n brief ‘eerste betalingsherinnering’ te zetten. Zo loop je het risico dat een klant zijn neus ophaalt voor het verzoek. De kans is immers groot dat er nog een ‘tweede betalingsherinnering’ volgt.

Onderdelen betalingsherinnering

Ga je een betalingsherinnering versturen, let dan goed op dat deze brief de volgende onderdelen bevat:

  • Factuurnummer van de factuur
  • Datum waarop de factuur verstuurd is
  • Het bedrag van de factuur
  • De vervaldatum van de factuur
  • De betalingstermijn: 5 – 14 dagen is gebruikelijk.

Als je bovenstaande onderdelen vermeldt, dan kan je klant de factuur snel terugvinden in zijn administratie.

Stap 2: de aanmaning

Geeft een debiteur geen gehoor aan de betalingsherinnering? Zet dan met een aanmaning ‘zwaarder geschut’ in. Het grote verschil met een betalingsherinnering is de toon van de aanmaning. Met andere woorden: een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek, een aanmaning is een sommatie.  Je verzoekt een debiteur die in gebreke blijft dringend om aan zijn betalingsverplichting te voldoen. Ook kun je benadrukken dat je een incassobureau inschakelt als een debiteur niet binnen een bepaalde termijn betaalt. De kosten die het incassobureau maakt én de wettelijke handelsrente zijn dan voor rekening van de klant.

Eisen aanmaning

Zoals gezegd heeft een aanmaning een dwingender karakter dan een betalingsherinnering. Dat blijkt uit onderstaande verplichte onderdelen van een aanmaning:

  • Vermeld een (nieuwe) betalingstermijn of einddatum, voordat je een incassobureau inschakelt.
  • Geef het openstaande bedrag exact aan.
  • Geef de klant 7 dagen de tijd om – zonder kostenverhoging – aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen.
  • Benadruk de consequenties als een klant de betalingstermijn of einddatum niet nakomt.

Hulp nodig of afspraak maken?

Heb je hulp nodig bij het opstellen en/of verzenden van een betalingsherinnering of aanmaning. Incassoplein heeft al vaak met beide bijltjes gehakt om debiteuren over de streep te trekken. Op de website van Incassoplein staan bovendien voorbeelden van betalingsherinneringen en aanmaningen die je kunt downloaden. Interesse? Bel of vul het contactformulier in om een afspraak te maken.

Bekijk al mijn blogs

Vorderingen innen, zonder honkbalknuppel of stalen neuzen

Vorige week kon ik een brede grijns niet onderdrukken. Tijdens een kennismakingsgesprek zei een potentiële opdrachtgever: ‘Je ziet er helemaal niet breed en sterk uit’.  Ik kon het niet nalaten om haar voorzet te verzilveren. ‘Dat klopt. En ik heb ook geen...

Wanbetalers kun je missen als kiespijn

Verhalen over koetjes en kalfjes kunnen me gestolen worden tijdens een netwerkbijeenkomst. Als ondernemers een betoog afsteken over wanbetalers en incasso, dan spits ik mijn oren. Zeker als ze hun betaalgedrag uit de doeken doen. Een sprekend voorbeeld van zo’n...

Kun je facturen niet betalen, sla een beurt over

Laat ik maar met de deur in huis vallen: ik heb vorige week in de gevangenis gezeten. Niet omdat ik de wet overtreden had. Maar omdat het geluk mij vergat toe te lachen. Als ik 7 had gegooid, waren 3 Rotterdamse straten in mijn bezit geweest. In plaats van op Hofplein...

Debiteurenbeheer uit handen geven, waarom zou je dat doen?

Als ik ergens een hekel aan heb, dan zijn het ondernemers die de kantjes ervan aflopen. Zeker als ze voor hun dienstverlening een vorstelijke vergoeding vragen. In ruil daarvoor vraag ik honderd procent inzet en een tijdige betaling. Vorige week kaartte een bevriende...

Rechtsgeldige factuur: dé finishing touch van elke transactie

Pas geleden viel mijn blik op een opvallend bericht in de krant: ‘Liefdesbrief 40 jaar te laat bezorgd’. Ik kon een glimlach niet onderdrukken. Echt een gevalletje van ‘mosterd na de maaltijd’. De verliefde man kreeg geen reactie op zijn brief, dus hij dacht: de...

Pas op voor spookfacturen

Als klein jongetje geloofde ik dat er spoken onder mijn bed zaten. Vandaag de dag niet meer. Spoken bestaan niet, spookfacturen wel. Annemarie - een klant van mij - weet daar alles van. Ze kreeg het Spaans benauwd, toen ze ontdekte dat ze per ongeluk een spookfactuur...

Betalingsvoorwaarden: papieren tijger of juridisch bewijsmiddel?

Als ik wanbetalers bel en informeer naar de reden om niet te betalen, zijn de reacties heel divers. Soms toont een debiteur alle begrip, maakt het geld zo snel mogelijk over of spreekt een betalingsregeling af. Soms werkt zo’n telefoontje ook als de spreekwoordelijke...

Debiteuren aanmanen: ken jij het klappen van de zweep?

Voor veel ondernemers is ‘debiteuren aanmanen’ geen favoriete bezigheid. Ze vinden het lastig om klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. Of ze zijn bang dat ze de goede relatie op het spel zetten. Liever schakelen ze mij in om een betalingsherinnering te sturen...

Handige, praktische tips voor debiteurenbeheer

aaVorige week liep ik een oud-klasgenoot van de middelbare school tegen het lijf. Bij een tankstation aan de A2 kruisten onze wegen elkaar bij het koffie-apparaat. Terwijl we lurkten aan een plastic bekertje cappuccino bleek al snel dat Harry – laat ik mijn klasgenoot...

Wanbetalers voorkómen? Speel niet met vuur

Bij sommige ondernemers heb je het gevoel dat ze ‘gaan als de brandweer’.  Ze ogen succesvol, ze vertellen successtory’s en ze willen graag dat jij deelt in hun succes. De buitenkant zegt niet alles over de binnenkant. Dat weet ik. Soms is het verstandig om op je...