Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaningOndernemers hebben een hekel aan klanten of debiteuren die niet of veel te laat betalen. Vooral de notoire wanbetalers zorgen voor ergernis en irritatie. Niet altijd is er sprake van opzet. Soms ziet een klant de factuur over het hoofd of beschikt hij over onvoldoende saldo op zijn rekening om de factuur te betalen. Hoe kom je er nu achter wat voor vlees je in de kuip hebt. Staat er nog een factuur open? Een beller krijgt zijn geld sneller, is mijn ervaring. Verder kun je – zelf of via een incassobureau – betalingsherinneringen en aanmaningen versturen. Wat is het verschil tussen beide brieven?

Betalingstermijnen

In het bedrijfsleven worden verschillende betalingstermijnen gehanteerd. Echter, de wettelijke betalingstermijn bedraagt voor zakelijke klanten 30 dagen. Met goedkeuring van beide partijen mag je een kortere (7 of 14 dagen) of langere termijn (45 of 60 dagen) contractueel overeenkomen. Veel bedrijven hebben een betaaltermijn in de algemene voorwaarden staan. Dat is heel verstandig, want met zo’n termijn heb je een extra pressiemiddel in handen om een klant sneller te laten betalen. Staat een factuur nog open na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen? Kom dan in actie.

Stap 1: bellen

Is een factuur nog niet betaald? Pak dan op de eerste dag na het verstrijken van de betalingstermijn de telefoon. Vraag eerst of de factuur in goede orde is ontvangen en of de klant tevreden is over het gekochte product of de geleverde dienst. Informeer vervolgens naar wanneer je de betaling kunt verwachten. Heeft de klant een reden om niet te betalen of kan hij niet betalen? Los dan de klacht op of spreek een betalingsherinnering af.

Stap 2: de betalingsherinnering

Betaalt een zakelijke klant nog steeds niet, verstuur dan een betalingsherinnering. Het verzenden van een betalingsherinnering is de tweede stap als een klant een of meerdere facturen niet betaald heeft. In zo’n schriftelijke herinnering verzoek je de klant op vriendelijke toon om alsnog over de brug te komen en de openstaande factuur of facturen te betalen. Maak niet de fout om boven zo’n brief ‘eerste betalingsherinnering’ te zetten. Zo loop je het risico dat een klant zijn neus ophaalt voor het verzoek. De kans is immers groot dat er nog een ‘tweede betalingsherinnering’ volgt.

Onderdelen betalingsherinnering

Ga je een betalingsherinnering versturen, let dan goed op dat deze brief de volgende onderdelen bevat:

  • Factuurnummer van de factuur
  • Datum waarop de factuur verstuurd is
  • Het bedrag van de factuur
  • De vervaldatum van de factuur
  • De betalingstermijn: 5 – 14 dagen is gebruikelijk.

Als je bovenstaande onderdelen vermeldt, dan kan je klant de factuur snel terugvinden in zijn administratie.

Stap 2: de aanmaning

Geeft een debiteur geen gehoor aan de betalingsherinnering? Zet dan met een aanmaning ‘zwaarder geschut’ in. Het grote verschil met een betalingsherinnering is de toon van de aanmaning. Met andere woorden: een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek, een aanmaning is een sommatie.  Je verzoekt een debiteur die in gebreke blijft dringend om aan zijn betalingsverplichting te voldoen. Ook kun je benadrukken dat je een incassobureau inschakelt als een debiteur niet binnen een bepaalde termijn betaalt. De kosten die het incassobureau maakt én de wettelijke handelsrente zijn dan voor rekening van de klant.

Eisen aanmaning

Zoals gezegd heeft een aanmaning een dwingender karakter dan een betalingsherinnering. Dat blijkt uit onderstaande verplichte onderdelen van een aanmaning:

  • Vermeld een (nieuwe) betalingstermijn of einddatum, voordat je een incassobureau inschakelt.
  • Geef het openstaande bedrag exact aan.
  • Geef de klant 7 dagen de tijd om – zonder kostenverhoging – aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen.
  • Benadruk de consequenties als een klant de betalingstermijn of einddatum niet nakomt.

Hulp nodig of afspraak maken?

Heb je hulp nodig bij het opstellen en/of verzenden van een betalingsherinnering of aanmaning. Incassoplein heeft al vaak met beide bijltjes gehakt om debiteuren over de streep te trekken. Op de website van Incassoplein staan bovendien voorbeelden van betalingsherinneringen en aanmaningen die je kunt downloaden. Wil je een afspraak maken? Bel dan (040) 241 10 36 of vul het contactformulier op de website in.

Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.