Als Sinterklaas in Nederland is, is de dagelijkse roep om pepernoten, taaitaai, schuimpjes, chocoladekikkers of andere lekkernijen groot. Natuurlijk mochten mijn kinderen vroeger niet zo veel snoepen. Iets wat niet mag, is extra uitdagend. Geen wonder dat mijn zoon in de kastjes snuffelde, op zoek naar zijn snoeptrommel. Soms was de bodem in zicht, terwijl ik zeker wist dat het trommeltje bijna vol zat toen ik het opborg. Er ontspon zich vervolgens een welles/nietes spelletje. Ik beweerde dat hij zonder te vragen gesnoept had. Mijn zoon ontkende in alle toonaarden. Aan deze gesprekjes moest ik deze week denken toen ik bij een debiteur informeerde naar zijn betalingsgedrag. De man in kwestie was zich van kwaad bewust.
Ranglijstjes met smoezen
Als professional in debiteurenbeheer en incasso kan ik de meeste smoesjes die wanbetalers gebruiken, wel dromen. Veel smoezen verdienen nou niet bepaald de originaliteitsprijs. Wat veel debiteuren niet weten, is dat ik en mijn collega credit-managers ranglijstjes bijhouden van redenen om niet te betalen. Noem het beroepsdeformatie. Als je erop googlet, komt zo’n lijstje met oneliners al snel tevoorschijn. Probeer het maar eens. Je zult ervan verbaasd zijn hoe vindingrijk de Nederlandse debiteur is. En als je zelf met debiteurenbeheer aan de slag gaat, is het een must om je in deze materie te verdiepen. Als wake-up call, als voorbereiding en ter lering ende vermaeck.
Tips om debiteuren te bellen
Wil je op professionele wijze invulling geven aan debiteurenbeheer binnen de organisatie? Gebruik dan onderstaand lijstje met 5 tips, voordat je debiteuren gaat bellen. De tips zijn afkomstig van een blog op de website van Graydon. Aangezien ik niet Roomser ben dan de Paus, vind ik het geen probleem om dit lijstje met tips te gebruiken. Vanzelfsprekend geef ik er inhoudelijk wel een andere draai aan. Zelf heb ik prima ervaringen met debiteuren bellen. Lees het blog ‘Als beller krijg je je geld sneller’ maar eens.
Tip 1: Verstuur geautomatiseerd aanmaningen
Debiteurenbeheer is een serieuze aangelegenheid. Als je volgens een vooraf bepaalde planning activiteiten onderneemt, laat je debiteuren zien dat je serieus te werk gaat. Bij een grote portefeuille is het verstandig om herinneringen en aanmaningen volledig geautomatiseerd te versturen. Plan het versturen van deze aanmaning 3 dagen na het overschrijden van de betalingstermijn in.
Tip 2: Ga niet in discussie
Sommige debiteuren houden er moedwillig een slechte betalingsmoraal op na. Ongetwijfeld komen hun smoezen voor in de top 10 van ‘meest gebruikte redenen om niet op tijd te betalen’. Het heeft geen zin om je gelijk te halen. Notoire wanbetalers genieten ervan om in discussie te gaan. Focus vooral op het belang van de relatie. En laat de smoezen voor wat ze zijn. Maak afspraken over de betaling of een betalingsregeling.
Tip 3: Maak geen verwijten
Probeer met uw debiteur in gesprek te blijven. Uiteraard staat uw liquiditeit onder druk door zo’n uitgestelde betaling. Wellicht gaat er achter een slappe smoes een reden schuil waarvoor de debiteur zich schaamt. Geen enkele ondernemer vindt het prettig om toe te geven dat hij financieel in zwaar weer verkeert. Wellicht hebt u nog meer projecten of opdrachten bij dezelfde debiteur lopen. Een gewaarschuwd man telt dan voor twee.
Tip 4: Bel met de verantwoordelijke persoon
Als ondernemer wordt u niet graag van het kastje naar de muur gestuurd. Sommige notoire wanbetalers maken er een sport van om zelf buiten beeld te blijven. Het is altijd een collega of secretaresse die de telefoon opneemt. Aangezien beide werknemers geen verantwoordelijkheid dragen, kunnen ze die ook net zo gemakkelijk weer afschuiven. Ze maken een terugbelnotitie en daarmee is de kous af. Als je geluk hebt, word je teruggebeld. Zo niet, dan moet je enkele dagen later zelf weer het initiatief nemen. Wees hier op voorbereid. En vraag je af hoeveel tijd en energie je in zo’n welles/nietesspelletje wilt steken.
Tip 5: Bereid je grondig voor
Voordat je de telefoon pakt om een debiteur te bellen, is het verstandig om eerst je huiswerk te doen. Zorg dat je alle benodigde documentatie bij de hand hebt. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van de factuur en de aanmaning, de ondertekende opdrachtbevestiging en de goedgekeurde leveringsvoorwaarden. Zo heb je razendsnel zicht op de hoogte van het openstaande bedrag, de factuurdatum en de betalingstermijn. Als je je grondig voorbereidt, sta je veel sterker tijdens het gesprek.
Zoet of stout?
Voor Credit management geldt hetzelfde credo als voor Sinterklaas: ‘wie zoet is krijgt lekkers, wie stout is de roe’. Debiteuren die positief reageren op een telefoontje en direct tot betaling overgaan, verdienen een compliment. De rest houdt zich niet aan de afspraken. Als je als debiteur niet wilt luisteren, moet je maar ‘voelen’. Vaak zit dat gevoelige plekje in de eigen portemonnee.
Jouw ervaringen?
Bovenstaand lijstje met 5 beproefde tips is natuurlijk niet uitputtend. Wellicht kun jij – vanuit jouw ervaring met debiteuren bellen – nog enkele tips toevoegen. Graag houd ik me daarvoor aanbevolen.