Debiteuren aanmanen: ken jij het klappen van de zweep?

Debiteuren aanmanen - ken jij het klappen van de zweepVoor veel ondernemers is ‘debiteuren aanmanen’ geen favoriete bezigheid. Ze vinden het lastig om klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. Of ze zijn bang dat ze de goede relatie op het spel zetten. Liever schakelen ze mij in om een betalingsherinnering te sturen of om op te bellen. Ze zijn ervan overtuigd dat mijn vreemde ogen dwingender zijn. Bij mij ontbreekt inderdaad de ‘emotionele’ band met klanten. Debiteuren aanmanen, is dagelijkse kost voor mij. Met ruim 20 jaar ervaring in creditmanagement ken ik bovendien het klappen van de zweep. Graag geef ik je meer tekst en uitleg over de aanmaning. Zo behoed ik je voor fouten en vergroot ik de kans op succes in het minnelijke incassotraject. Ik beperk me tot de aanmaning voor de zakelijke markt. Voor de consumentenmarkt gelden andere eisen.

Onvermogen om te communiceren

Zakelijke relaties, familiebanden en vriendschappen vertonen opvallende gelijkenissen met elkaar. Deze overeenkomsten komen niet aan het licht als alles koek en ei is. De gelijkenis springt vooral in het oog bij ruzies of conflicten. Kijk maar eens naar een aflevering van het tv-programma ‘Het familiediner’. Dan snap je meteen wat ik bedoel. Sommige mensen steken liever hun kop in het zand of zwijgen in alle toonaarden. Ze vinden dat de tegenpartij schuld heeft en over de brug moet komen met excuses. In het blog ‘Durf jij debiteuren aan te sporen om op tijd te betalen’ geef ik hiervan een goed voorbeeld. In het bedrijfsleven kom ik dit onvermogen om te communiceren ook regelmatig tegen.  Klanten zeggen wel A, maar durven geen B te zeggen. Met andere woorden: ze versturen wel per mail of per post een betalingsherinnering. Maar als de betaling achterwege blijft, zwijgen ze in alle toonaarden.

Betalingsafspraak is ook een afspraak

Als een klant de wettelijke betalingstermijn overschrijdt, is het versturen van een betalingsherinnering een logische stap. Een betalingsherinnering is immers ook een afspraak. In een betalingsherinnering spoor je een debiteur op vriendelijke wijze aan om te betalen. Lukt het niet op eigen houtje? Gebruik dan het stappenplan voor debiteurenbeheer van Incassoplein. Als een klant in gebreke blijft, komt het onvermijdelijke moment om door te pakken en een aanmaning te versturen. De toon van een aanmaningsbrief is veel strenger. Geduld is een schone zaak, maar de tijd van geduldig afwachten is nu voorbij. Een week na het verstrijken van de betalingstermijn verstuur je een aanmaning per post of per mail. Neem hiervoor Incassoplein in de arm of download een voorbeeldaanmaning.

Regels voor aanmaning

Zoals net vermeld is de aanspreektoon in een aanmaning veel dwingender dan die in een betalingsherinnering. Spreek nooit van een eerste of tweede aanmaning. Bij een eerste aanmaning weet een debiteur dat er nog een tweede volgt en dat hij dus nog even kan wachten met betalen. Zorg ervoor dat een aanmaning de volgende onderdelen bevat:

  • Factuurnummer
  • Afgenomen producten of diensten
  • Eerdere herinneringsdata
  • Factuurbedrag
  • Betalingstermijn

Buitengerechtelijke incassokosten

Vergeet niet om te vermelden dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau als je debiteur in gebreke blijft. Zet ook duidelijk op papier wat de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is die een klant moet betalen als hij de afspraken niet nakomt. De Wet Incassokosten heeft hiervoor richtlijnen, minima en maxima geformuleerd.

Buitengerechtelijke incasso

 

Het is ten strengste verboden om administratiekosten, deurwaarderskosten of gerechtelijke kosten te berekenen. Bij zakelijke transacties is het bovendien toegestaan om 8,05% aan wettelijke rente bovenop het factuurbedrag te zetten. Een uitzondering op bovenstaande buitengerechtelijke incassokosten geldt voor bedrijven die de incassokosten in hun leveringsvoorwaarden geregeld hebben.

Debiteuren aanmanen?

Heeft u hulp nodig als u debiteuren moet aanmanen? Incassoplein staat u graag met raad en daad terzijde. Niet alleen neem ik u de zorg uit handen voor het opstellen en versturen van een aanmaning. Ook geef ik u graag tips over hoe u dit beproefde incasso-instrument kunt inzetten. Interesse? Bel (040) 241 10 36 voor tekst en uitleg. Stuur een vordering in via het online opdrachtformulier. Of download een voorbeeldaanmaning en ga zelf aan de slag.

Bekijk al mijn blogs

Vorderingen innen, zonder honkbalknuppel of stalen neuzen

Vorige week kon ik een brede grijns niet onderdrukken. Tijdens een kennismakingsgesprek zei een potentiële opdrachtgever: ‘Je ziet er helemaal niet breed en sterk uit’.  Ik kon het niet nalaten om haar voorzet te verzilveren. ‘Dat klopt. En ik heb ook geen...

Wanbetalers kun je missen als kiespijn

Verhalen over koetjes en kalfjes kunnen me gestolen worden tijdens een netwerkbijeenkomst. Als ondernemers een betoog afsteken over wanbetalers en incasso, dan spits ik mijn oren. Zeker als ze hun betaalgedrag uit de doeken doen. Een sprekend voorbeeld van zo’n...

Kun je facturen niet betalen, sla een beurt over

Laat ik maar met de deur in huis vallen: ik heb vorige week in de gevangenis gezeten. Niet omdat ik de wet overtreden had. Maar omdat het geluk mij vergat toe te lachen. Als ik 7 had gegooid, waren 3 Rotterdamse straten in mijn bezit geweest. In plaats van op Hofplein...

Debiteurenbeheer uit handen geven, waarom zou je dat doen?

Als ik ergens een hekel aan heb, dan zijn het ondernemers die de kantjes ervan aflopen. Zeker als ze voor hun dienstverlening een vorstelijke vergoeding vragen. In ruil daarvoor vraag ik honderd procent inzet en een tijdige betaling. Vorige week kaartte een bevriende...

Rechtsgeldige factuur: dé finishing touch van elke transactie

Pas geleden viel mijn blik op een opvallend bericht in de krant: ‘Liefdesbrief 40 jaar te laat bezorgd’. Ik kon een glimlach niet onderdrukken. Echt een gevalletje van ‘mosterd na de maaltijd’. De verliefde man kreeg geen reactie op zijn brief, dus hij dacht: de...

Pas op voor spookfacturen

Als klein jongetje geloofde ik dat er spoken onder mijn bed zaten. Vandaag de dag niet meer. Spoken bestaan niet, spookfacturen wel. Annemarie - een klant van mij - weet daar alles van. Ze kreeg het Spaans benauwd, toen ze ontdekte dat ze per ongeluk een spookfactuur...

Betalingsvoorwaarden: papieren tijger of juridisch bewijsmiddel?

Als ik wanbetalers bel en informeer naar de reden om niet te betalen, zijn de reacties heel divers. Soms toont een debiteur alle begrip, maakt het geld zo snel mogelijk over of spreekt een betalingsregeling af. Soms werkt zo’n telefoontje ook als de spreekwoordelijke...

Debiteuren aanmanen: ken jij het klappen van de zweep?

Voor veel ondernemers is ‘debiteuren aanmanen’ geen favoriete bezigheid. Ze vinden het lastig om klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. Of ze zijn bang dat ze de goede relatie op het spel zetten. Liever schakelen ze mij in om een betalingsherinnering te sturen...

Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning

Ondernemers hebben een hekel aan klanten of debiteuren die niet of veel te laat betalen. Vooral de notoire wanbetalers zorgen voor ergernis en irritatie. Niet altijd is er sprake van opzet. Soms ziet een klant de factuur over het hoofd of beschikt hij over onvoldoende...

Handige, praktische tips voor debiteurenbeheer

aaVorige week liep ik een oud-klasgenoot van de middelbare school tegen het lijf. Bij een tankstation aan de A2 kruisten onze wegen elkaar bij het koffie-apparaat. Terwijl we lurkten aan een plastic bekertje cappuccino bleek al snel dat Harry – laat ik mijn klasgenoot...