Debiteuren aanmanen - ken jij het klappen van de zweepVoor veel ondernemers is ‘debiteuren aanmanen’ geen favoriete bezigheid. Ze vinden het lastig om klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. Of ze zijn bang dat ze de goede relatie op het spel zetten. Liever schakelen ze mij in om een betalingsherinnering te sturen of om op te bellen. Ze zijn ervan overtuigd dat mijn vreemde ogen dwingender zijn. Bij mij ontbreekt inderdaad de ‘emotionele’ band met klanten. Debiteuren aanmanen, is dagelijkse kost voor mij. Met ruim 20 jaar ervaring in creditmanagement ken ik bovendien het klappen van de zweep. Graag geef ik je meer tekst en uitleg over de aanmaning. Zo behoed ik je voor fouten en vergroot ik de kans op succes in het minnelijke incassotraject. Ik beperk me tot de aanmaning voor de zakelijke markt. Voor de consumentenmarkt gelden andere eisen.

Onvermogen om te communiceren

Zakelijke relaties, familiebanden en vriendschappen vertonen opvallende gelijkenissen met elkaar. Deze overeenkomsten komen niet aan het licht als alles koek en ei is. De gelijkenis springt vooral in het oog bij ruzies of conflicten. Kijk maar eens naar een aflevering van het tv-programma ‘Het familiediner’. Dan snap je meteen wat ik bedoel. Sommige mensen steken liever hun kop in het zand of zwijgen in alle toonaarden. Ze vinden dat de tegenpartij schuld heeft en over de brug moet komen met excuses. In het blog ‘Durf jij debiteuren aan te sporen om op tijd te betalen’ geef ik hiervan een goed voorbeeld. In het bedrijfsleven kom ik dit onvermogen om te communiceren ook regelmatig tegen.  Klanten zeggen wel A, maar durven geen B te zeggen. Met andere woorden: ze versturen wel per mail of per post een betalingsherinnering. Maar als de betaling achterwege blijft, zwijgen ze in alle toonaarden.

Betalingsafspraak is ook een afspraak

Als een klant de wettelijke betalingstermijn overschrijdt, is het versturen van een betalingsherinnering een logische stap. Een betalingsherinnering is immers ook een afspraak. In een betalingsherinnering spoor je een debiteur op vriendelijke wijze aan om te betalen. Lukt het niet op eigen houtje? Gebruik dan het stappenplan voor debiteurenbeheer van Incassoplein. Als een klant in gebreke blijft, komt het onvermijdelijke moment om door te pakken en een aanmaning te versturen. De toon van een aanmaningsbrief is veel strenger. Geduld is een schone zaak, maar de tijd van geduldig afwachten is nu voorbij. Een week na het verstrijken van de betalingstermijn verstuur je een aanmaning per post of per mail. Neem hiervoor Incassoplein in de arm of download een voorbeeldaanmaning.

Regels voor aanmaning

Zoals net vermeld is de aanspreektoon in een aanmaning veel dwingender dan die in een betalingsherinnering. Spreek nooit van een eerste of tweede aanmaning. Bij een eerste aanmaning weet een debiteur dat er nog een tweede volgt en dat hij dus nog even kan wachten met betalen. Zorg ervoor dat een aanmaning de volgende onderdelen bevat:

  • Factuurnummer
  • Afgenomen producten of diensten
  • Eerdere herinneringsdata
  • Factuurbedrag
  • Betalingstermijn

Buitengerechtelijke incassokosten

Vergeet niet om te vermelden dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau als je debiteur in gebreke blijft. Zet ook duidelijk op papier wat de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is die een klant moet betalen als hij de afspraken niet nakomt. De Wet Incassokosten heeft hiervoor richtlijnen, minima en maxima geformuleerd.

Buitengerechtelijke incasso

 

Het is ten strengste verboden om administratiekosten, deurwaarderskosten of gerechtelijke kosten te berekenen. Bij zakelijke transacties is het bovendien toegestaan om 8,05% aan wettelijke rente bovenop het factuurbedrag te zetten. Een uitzondering op bovenstaande buitengerechtelijke incassokosten geldt voor bedrijven die de incassokosten in hun leveringsvoorwaarden geregeld hebben.

Debiteuren aanmanen?

Heeft u hulp nodig als u debiteuren moet aanmanen? Incassoplein staat u graag met raad en daad terzijde. Niet alleen neem ik u de zorg uit handen voor het opstellen en versturen van een aanmaning. Ook geef ik u graag tips over hoe u dit beproefde incasso-instrument kunt inzetten. Interesse? Bel (040) 241 10 36 voor tekst en uitleg. Stuur een vordering in via het online opdrachtformulier. Of download een voorbeeldaanmaning en ga zelf aan de slag.

Debiteuren aanmanen: ken jij het klappen van de zweep?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.