Soms begint een incassozaak met een onverwachte ontmoeting. Vorige week liep ik tijdens een wandeling op Strijp-S Herman tegen het lijf: een oude bekende. ‘Maarten’, zei hij resoluut. ‘Je moet me helpen.’ Ik nodigde hem uit om samen een kop koffie te drinken. 5 minuten later zaten we op mijn kantoor 1,5 meter tegenover elkaar. ‘Het water staat me aan de lippen’, zei Herman met betraande ogen. ‘Ik heb een trouwe klant die weigert te betalen. En ik durf geen incassobureau in te schakelen, want dan betaalt hij helemaal niet meer.’
Incassozaak is onderzoekswerk
Ik hoorde het verhaal van Herman aandachtig aan. Waarom weet ik niet, maar ik moest bij deze incasso denken aan een ‘krimi’ die ik de avond ervoor op de Duitse televisie gezien had. In deze aflevering van Tatort chanteerde een zakenman zijn compagnon. Met het mes op zijn keel dreigde de zakenman hem koud te maken als hij de politie zou inschakelen. Zoals gebruikelijk bij een krimi trof de secretaresse de zakenman de volgende ochtend dood aan. Badend in een plas bloed hing hij voorovergebogen over zijn bureau? In zijn rechterhand hield hij een revolver vast. Natuurlijk was de compagnon hoofdverdachte. Aan de rechercheur de schone taak om uit te zoeken wie de echte moordenaar was.
Overschrijden betalingstermijn is misdadig
De overeenkomst tussen een incassozaak en een misdrijf is zo gek nog niet. Natuurlijk ga ik in dit blog een notoire wanbetaler niet uitmaken voor moordenaar. Dat gaat veel te ver. Een debiteur die moedwillig weigert om te betalen, begaat in mijn ogen wel een misdrijf. Het is crimineel om een opdrachtgever zo lang op zijn geld te laten wachten. Een betalingsafspraak is ook een afspraak. Volgens de wettelijke betalingstermijn moet je als debiteur binnen 30 dagen betalen. Lap je die afspraak aan je laars en overschrijdt je de wettelijke termijn met bijna 5 maanden, dan is het de hoogste tijd om incasso in te zetten. Herman had als websitebouwer die stap veel eerder moeten zetten. Jammer genoeg had hij het lef niet. Ook daarin speelde zijn debiteur volgens hem een vies spelletje.
Financieel bloeden
Mijn relatie was ten einde raad. Zijn ‘klant’ weigerde stelselmatig om een bedrag van €8000,- over te maken. Voor een eenmanszaak is dat veel geld. Zeker als je liquiditeit onder druk komt te staan. Het is pijnlijk als je financieel moet bloeden door het gedrag van een debiteur. Bij dergelijke hoge uitstaande bedragen kan een notoire wanbetaler je bedrijf om zeep helpen, omdat je niet meer kunt voldoen aan je financiële verplichtingen. In de vergelijking met de Duitse Krimi is jouw debiteur dan de ‘moordenaar’. Zo ver mocht het natuurlijk niet komen. Het was goed dat Herman me op straat had aangesproken over deze potentiële incassozaak.
Wel of geen voorbedachte rade?
Bij bovenstaande incassozaak had ik echt het gevoel dat ik in de huid kroop van commissaris Schimanski, Derrick of Siska. Als inspecteur Bijleveld beet ik me in dit lastige dossier vast. Allereerst verzamelde ik al het bewijsmateriaal. Vervolgens zocht ik aan de hand van brieven en e-mails uit of ‘de hoofdverdachte’ in deze zaak geen sporen had uitgewist. In een eerste opwelling dacht ik aan ‘voorbedachte rade’. Alle sporen wezen immers in de richting van ‘de debiteur die al 5 maanden in gebreke was gebleven. Om helemaal zeker van mijn zaak te zijn, besloot ik om de klant in kwestie te ondervragen.
Recherchewerk
De debiteur reageerde niet op mijn telefoontjes en voicemailberichten. Ik besloot om hem op te zoeken op de zaak. Vanzelfsprekend was ik heel benieuwd naar zijn kant van het verhaal. Ik was stomverbaasd toen hij me met open armen ontving. Ik had al vaker met dit bijltje gehakt, dus ik was op mijn hoede. Ik verwachtte een spervuur aan smoezen. Het tegendeel was waar. In mijn recherchewerk had ik één belangrijk aspect over het hoofd gezien. Mijn klant was niet helemaal eerlijk tegen me geweest. Hij had verzwegen dat zijn klus – het ontwerp van een nieuwe webshop – nog niet helemaal geklaard was. De debiteur was heel open in zijn reactie: ‘Als Herman vandaag de puntjes op de i zet, maak ik morgen die €8000,- over. Het kost me nu elke dag geld, omdat mijn nieuwe website nog steeds niet online is.’
Moraal van het verhaal
Wat is in deze incassozaak nu de moraal van dit verhaal? Met professioneel debiteurenbeheer had Herman veel erger kunnen voorkomen. Het is veel beter om met elkaar in gesprek te blijven over afspraken en de stand van zaken van een project. Nu had hij veel te snel een factuur verstuurd. Miscommunicatie leidde al snel tot over en weer met modder gooien. Debiteurenbeheer is meer dan een brief versturen of een belletje plegen. Houd continu een vinger aan de pols. En plan al je acties stelselmatig in. Natuurlijk los ik als inspecteur Bijleveld graag uw incassozaak op. Sterker nog: ik bega een moord voor een uitdagend dossier waarvoor ik mijn talent en expertise 100% moet inzetten. En als je me een moordvent vindt, dan neem ik je ook de zorg voor debiteurenbeheer uit handen.
*) Om de privacy van mijn klant te waarborgen is ‘Herman’ een fictieve naam