Binnenkort maken mijn smaakpapillen weer een vreugdesprongetje. Ik verheug me nu al op de eerste lading paaseitjes in de winkel. Als een paasei voor het grijpen ligt, kan ik me niet inhouden. Soms ben ik me van geen kwaad bewust als de paaseitjes thuis weer eens op zijn. Ik houd me van de domme als mijn vrouw ernaar informeert.  Er ontspint zich vervolgens een welles/nietes spelletje, waarbij ik in alle toonaarden ontken. Deze week moest ik debiteuren nabellen. Met één debiteur voerde ik ook een welles/nietes spelletje toen ik informeerde naar zijn betalingsgedrag. De man in kwestie was zich van kwaad bewust. Zelf vroeg ik me: hoe kan ik hier chocola van maken?

Ranglijstjes met smoezen

Als professional in debiteurenbeheer en incasso kan ik de meeste smoesjes die wanbetalers gebruiken, wel dromen. Veel smoezen verdienen nou niet bepaald de originaliteitsprijs. Wat veel debiteuren niet weten, is dat ik en mijn collega credit-managers ranglijstjes bijhouden van redenen om niet te betalen. Noem het beroepsdeformatie. Als je erop zoekt, komt zo’n lijstje met oneliners al snel tevoorschijn. Probeer het maar eens. Je zult ervan verbaasd zijn hoe vindingrijk de Nederlandse debiteur is. En als je zelf met debiteurenbeheer aan de slag gaat, is het een must om je in deze materie te verdiepen. Als wake-up call, als voorbereiding op debiteuren nabellen en ter lering ende vermaak.

Debiteuren nabellen: gebruik 5 tips

Wil je op professionele wijze invulling geven aan debiteurenbeheer binnen de organisatie? Gebruik dan onderstaand lijstje met 5 tips, voordat je debiteuren gaat bellen. Het zijn tips uit mijn eigen praktijk, aangevuld met ervaringen van collega’s. Zelf heb ik prima ervaringen met debiteuren nabellen. Lees het blog ‘Als beller krijg je je geld sneller’ maar eens.

Tip 1: Verstuur geautomatiseerd aanmaningen

Debiteurenbeheer is een serieuze aangelegenheid. Als je volgens een vooraf bepaalde planning activiteiten onderneemt, laat je debiteuren zien dat je serieus te werk gaat. Bij een grote portefeuille is het verstandig om herinneringen en aanmaningen volledig geautomatiseerd te versturen. Plan het versturen van deze aanmaning 3 dagen na het overschrijden van de betalingstermijn in.

Tip 2: Ga niet in discussie

Sommige debiteuren houden er moedwillig een slechte betalingsmoraal op na. Ongetwijfeld komen hun smoezen voor in de top 10 van ‘meest gebruikte redenen om niet op tijd te betalen’. Het heeft geen zin om je gelijk te halen. Notoire wanbetalers genieten ervan om in discussie te gaan. Focus vooral op het belang van de relatie. En laat de smoezen voor wat ze zijn. Maak afspraken over de betaling of een betalingsregeling.

Tip 3: Maak geen verwijten

Probeer met uw debiteur in gesprek te blijven. Uiteraard staat uw liquiditeit onder druk door zo’n uitgestelde betaling. Wellicht gaat er achter een slappe smoes een reden schuil waarvoor de debiteur zich schaamt. Geen enkele ondernemer vindt het prettig om toe te geven dat hij financieel in zwaar weer verkeert. Wellicht hebt u nog meer projecten of opdrachten bij dezelfde debiteur lopen. Een gewaarschuwd man telt dan voor twee.

Tip 4: Bel met de verantwoordelijke persoon

Als ondernemer wordt u niet graag van het kastje naar de muur gestuurd. Sommige notoire wanbetalers maken er een sport van om zelf buiten beeld te blijven. Het is altijd een collega of secretaresse die de telefoon opneemt. Aangezien beide werknemers geen verantwoordelijkheid dragen, kunnen ze die ook net zo gemakkelijk weer afschuiven. Ze maken een terugbelnotitie en daarmee is de kous af. Als je geluk hebt, word je teruggebeld. Zo niet, dan moet je enkele dagen later zelf weer het initiatief nemen. Wees hier op voorbereid. En vraag je af hoeveel tijd en energie je in zo’n welles/nietesspelletje wilt steken.

Tip 5: Bereid je grondig voor

Voordat je de telefoon pakt om een debiteur te bellen, is het verstandig om eerst je huiswerk te doen. Zorg dat je alle benodigde documentatie bij de hand hebt. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van de factuur en de aanmaning, de ondertekende opdrachtbevestiging en de goedgekeurde leveringsvoorwaarden. Zo heb je razendsnel zicht op de hoogte van het openstaande bedrag, de factuurdatum en de betalingstermijn. Als je je grondig voorbereidt, sta je veel sterker tijdens het gesprek.

Zoet of stout?

Voor Credit management geldt hetzelfde credo als voor Sinterklaas: ‘wie zoet is krijgt lekkers, wie stout is de roe’. Debiteuren die positief reageren op een telefoontje en direct tot betaling overgaan, verdienen een compliment. De rest houdt zich niet aan de afspraken. Als je als debiteur niet wilt luisteren, moet je maar ‘voelen’. Vaak zit dat gevoelige plekje in de eigen portemonnee.

Jouw ervaringen met debiteuren nabellen?

Bovenstaand lijstje met 5 beproefde tips is natuurlijk niet uitputtend. Wellicht kun jij – vanuit jouw ervaring met debiteuren bellen – nog enkele tips toevoegen. Graag houd ik me daarvoor aanbevolen.

Debiteuren nabellen is geen welles/nietes-spelletje
Getagd op:    

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.