Kent u uw klanten als uw broekzak?

Ken uw klanten als uw broekzakVorige week zat ik tijdens een netwerkbijeenkomst aan tafel met – zoals hij het zelf noemde: een rasechte verkoper.  Voordat ik één woord gesproken had, vroeg hij om mijn visitekaartje. Dat van hem lag al voor mijn neus. Terwijl ik een visitekaartje uit de binnenzak van mijn colbert viste, vroeg ik hem. ‘Waarom zou ik jou als verkoper moeten inschakelen en niet één van je collega’s?’ De verkoper grijnsde breed en stak van wal. ‘Er zijn geen slechte klanten, alleen slechte verkopers. Tot die categorie behoor ik zelf niet, want ik ken al mijn klanten als mijn broekzak. Dat zorgt voor resultaat en rendement.’

 Check KvK-register nieuwe klanten

Tijd voor nog een vraag, dacht ik. ‘Weet jij van al je klanten wat de betalingstermijn is die ze hanteren?’ De verkoper keek me glazig aan. ‘Waarom vraag je dat?’, antwoordde hij. ‘Is dat relevant voor een goede relatie?’ Ik zag dat de verkoper zich ongemakkelijk begon te voelen. Misschien moest ik hem maar tekst en uitleg geven. ‘Zolang een klant op tijd betaalt, is er niks aan de hand’, zei ik. ‘Je kunt nieuwe klanten niet geloven op hun mooie blauwe ogen.  Daarom is het belangrijk om te achterhalen met wie je zaken doet. Check altijd het KvK-register. Dan zie je direct of jouw contactpersoon wel bevoegd is om zaken met je te doen.’

Informeer bij collega’s naar betalingsgedrag

De verkoper slikte een keer. Ik merkte dat hij niet gerekend had op lastige vragen van een tafelgenoot. De tijd was rijp om hem mijn kaartje te overhandigen. De man ontdooide toen hij zag dat ik gespecialiseerd ben in incasso en debiteurenbeheer. ‘En wat je ook niet mag vergeten, is navraag doen bij anderen bedrijven’, vervolgde ik mijn verhaal. ‘Informeer eens naar hun ervaringen met het betalingsgedrag van jouw nieuwe klant. Zo kun je vooraf een hoop narigheid voorkomen.’ De verkoper knikte instemmend. ‘Daar had ik niet aan gedacht’, zei hij’. Ik begon te lachen. ‘Maar ik wel. Ik ken mijn klanten dan ook als mijn broekzak.’

Geplaatst in Debiteurenadministratie | Getagd , | Een reactie plaatsen

Zorg dat u niet het (paas)haasje wordt

Als klein jongetje genoot ik met volle teugen van het paasfeest. Vooral de ochtend op paaszondag staat in mijn geheugen gegrift. Samen met mijn vader maakte ik in de auto een rondje door de omgeving. Onderweg zei mijn vader regelmatig: ‘Kijk Maarten, daar loopt de paashaas.’ Natuurlijk keek ik mijn oogjes uit. Jammer genoeg was de paashaas in geen velden of wegen te bekennen.

Chocolade versnaperingen

Ben niet het haasje met uw debiteurebeheerNa een klein uurtje kwamen we weer thuis. Mijn moeder was door het dolle heen. ‘De paashaas is geweest’, zei ze verrukt. ‘Overal in de tuin heeft hij paaseieren verstopt.’ Gewapend met een rieten mandje liep ik van struik naar struik. Links en rechts glinsterden de rode, gele en groene paaseitjes me tegemoet. Na 4 weken van vasten, lustte ik wel zo’n chocolade versnapering. En wel meer dan één ook.

Nederlandse traditie

Het verhaal van de paashaas: het is en blijft een leuke, Nederlandse traditie. Ook al was ik zeer teleurgesteld toen mijn moeder vertelde dat de paashaas niet bestond. Ik weet nog dat ze lachend zei: ‘Je bent zelf het haasje, want de paashaas bestaat niet. Volwassenen spiegelen kleine kinderen een mooie werkelijkheid voor: een wereld waarin kindervrienden als Sinterklaas, de kerstman en de Paashaas één keer per jaar kinderhartjes sneller laten kloppen.

Bij de konijnen af

Tot zover mijn jeugdherinnering aan Pasen. Nog steeds ben ik gek op chocolade. En nog steeds ben ik wel eens op een onschuldige manier het haasje. Sommige klanten van Incassoplein zijn er veel erger aan toe. Die dreigen het haasje te worden, omdat hun klanten weigeren te betalen. Om eerlijk te zijn: ik vind dat bij de konijnen af. Als ondernemer hebt u recht op uw geld. Laat u dus niet het bos insturen met ‘verzonnen verhaaltjes’ en ‘goedkope smoezen’.

Top 5 smoezen om niet te betalen

Wanbetalers zijn meesters in het voorspiegelen van een andere werkelijkheid. Op basis van mijn ervaringen in incasso heb ik een top 5 van smoezen opgesteld. Doe er uw voordeel mee. Vraag u zelf eens af: hoe redelijk zijn deze smoezen als u al 2 maanden op uw geld wacht?

  1. De persoon aan wie de herinnering (of aanmaning)  gericht is, werkt vandaag niet. Zal ik een notitie achterlaten?
  2. We zijn niet tevreden over de levering van uw product of dienst?
  3. We wachten zelf ook op de betaling van een grote opdracht. Zodra die binnen is, bent u de eerste die we betalen.
  4. We begrijpen uw aanmaningen niet. We hebben nooit een factuur ontvangen.
  5. Toevallig dat u ons net nu aan deze factuur herinnert. Toevallig hebben we het openstaande bedrag vandaag overgemaakt.
Geplaatst in aanmanen, Debiteurenadministratie, facturen | Getagd , | Een reactie plaatsen

Dag en datum zeggen meer dan een betalingstermijn

Pas geleden viel er een witte, handgeschreven A5-envelop op mijn deurmat. Nieuwsgierig opende ik de envelop en begon de brief te lezen. 15 seconden later voerde ik op papier een interessante dialoog met een communicatiebureau uit de regio Eindhoven. Wat me direct opviel, was dat de afzender zich verdiept had in mijn werkzaamheden: debiteurenbeheer en incasso.

Duidelijke taal

Een datum zegt meer dan een betalingstermijnEigenlijk was ik wel nieuwsgierig naar de persoon achter deze brief. Terwijl ik een telefoonnummer zocht, viel mijn blik op de volgende zinsnede: ‘Het lijkt me leuk om samen een kop koffie te drinken. Donderdag 22 maart bel ik je op om hiervoor een afspraak te maken.’  Vooral het tweede deel van de zinsnede liet me niet meer los. Ik ben namelijk een voorstander van duidelijke taal.

Tip voor facturen en herinneringen

Niet alleen klanten hebben behoefte aan duidelijke taal. Ook uw debiteuren willen graag weten waar ze aan toe zijn. Daarom pas ik het principe van ‘dag en datum’ voortaan toe als ‘vervaldatum’ in facturen, herinneringen en aanmaningen. Kijk eens naar onderstaand voorbeeld en oordeel dan zelf: wanneer is de communicatie met uw debiteur het meest helder:

  • Vriendelijk verzoek dit bedrag binnen 14 dagen na dagtekening van deze factuur over te maken.
  • Vriendelijk verzoek dit bedrag vóór donderdag 5 april te betalen.
Geplaatst in Debiteurenadministratie, facturen | Getagd | 1 reactie

Regent het onbetaalde facturen? Tijd voor opklaringen

Gisterenmiddag genoot ik in de buitenlucht – met de laptop op schoot – van de eerste dag van de zomertijd. Als nieuwsjager kon ik het niet nalaten om even het laatste nieuws te checken. Mijn blik viel direct op een artikel op NuZakelijk.nl: ‘MKB roept op om rekeningen sneller te betalen’. Goed initiatief van MKB-Nederland. Ook Nederland is rijp voor de Europese richtlijn. Het midden- en kleinbedrijf heeft te weinig vlees op de botten om nieuwe opdrachten zelf voor te financieren.

Europese richtlijn

Tijdens een recessie vraagt u zich misschien af: wanneer breekt de zon weer door? In meteorologisch opzicht kan het verkeren. Normaal gesproken roert maart zijn staart. In 2012 breekt de derde maand van het jaar warmterecord na warmterecord. Dat zorgt voor een aardig contrast, want figuurlijk gesproken zit de zon nog steeds verscholen achter een dik wolkenpak. Sterker nog: veel ondernemers komen van de regen in de drup als debiteuren niet of te laMKB moet rekeningen sneller betalenat betalen. Daarom juich ik het warme pleidooi van MKB-Nederland van harte toe. Betaalt  u te laat? Dan krijgt u als debiteur automatisch een boete van 40 euro, plus een verschuldigde rente van 8% over het gehele factuurbedrag.

 Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid

Preek ik met dit warme pleidooi voor eigen parochie? Ik denk het niet. Ook ik ben tenslotte ondernemer in hart en nieren. En ook ik ben gebaat bij debiteuren die op tijd betalen. Blijft het onbetaalde rekeningen regenen? Natuurlijk kunt u dan uw vingers gekruist houden en een schietgebedje prevelen. Veel beter is het om op tijd een deskundige in de arm te nemen. Met professioneel debiteurenbeheer en een consequent incassobeleid houdt u uw liquiditeit nauwlettend in de gaten. Zo zorgt u 12 maanden per jaar voor een gevoelstemperatuur die ver boven nul ligt.  Laten we samen zorgen voor opklaringen, want in mijn ogen is economisch herstel een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.

Geplaatst in Debiteurenadministratie | Een reactie plaatsen

Een handdruk zegt veel meer dan een mailtje of telefoontje

maak kennis met uw klantOndernemen is mensenwerk. Vaak is dé mens achter het product of de dienst nog belangrijker dan het product of de dienst zelf. De gunfactor speelt immers een doorslaggevende rol in de keuze van opdrachtgevers en leveranciers. Prijs en kwaliteit spelen ook een belangrijke rol, alleen wegen die vaak net iets minder zwaar dan de persoonlijke klik. Bij debiteurenbeheer en incasso is dat niet anders. Ook credit management is mensenwerk.

Niets menselijks is ons vreemd. Ook debiteurenbeheerders, incassospecialisten, credit managers en administrateurs  maken soms fouten en vergissingen.Waar gerekend en gehakt wordt, vallen spaanders. Als dat gebeurt, is het prettig als u een persoonlijke band hebt opgebouwd met de verantwoordelijke werknemer op de crediteurenadministratie van een bedrijf.

Mailtjes of telefoontjes zijn meestal afdoende bij een kleine vraag of een klein betalingsprobleem. Soms is de kink in de spreekwoordelijke kabel veel groter. In dat geval is het prettig als u op de hoogte bent van de ‘betalingsgewoonten’ van uw klant. Omgekeerd geldt precies hetzelfde. Klanten dienen te weten welke ‘betalingstermijnen’ u hanteert. Natuurlijk staan die zwart op wit. Veel beter is het om persoonlijk  kennis te maken met uw contactpersoon op de crediteurenadministratie. Het vergt een kleine investering in tijd. Op termijn krijgt u er veel voor terug. Soepel lopende betalingstrajecten bijvoorbeeld. Of de juiste persoon aan de telefoon als betaling toch achterwege blijft.

Geplaatst in Debiteurenadministratie, facturen | Getagd , , | Een reactie plaatsen

Draaikonten en wanbetalers verdienen een schop onder hun kont

Blijven uw pogingen om een debiteur te laten betalen zonder resultaatNiet betalende klanten verdienen een schop onder hun kont? De kans bestaat dat u met een notoire wanbetaler te maken hebt.  Notoire wanbetalers treden graag op als gids tijdens de bekende route die loopt van het kastje naar de muur. Het is heel onprettig om doelloos op en neer te lopen, zonder dat het einde in zicht lijkt te komen. Herkent u zich hierin? Dan wordt het de hoogste tijd dat u weer grip op uw uitstaande vorderingen krijgt.

 

Accepteer geen uitstelgedrag

Notoire wanbetalers zijn draaikonten pur sang. Ondanks de gemaakte afspraken over betalingsverplichting en betalingstermijn draaien ze graag om de hete brij heen. Vanzelfsprekend moet u dit gedraai niet accepteren. U hebt gewoon recht op uw geld. Punt uit. Het zou toch te gek voor woorden zijn als u op de blaren moet zitten of op een houtje moet bijten. Enkel en alleen omdat uw debiteur zijn  afspraken niet nakomt. Ook al bent u een persoon van goed vertrouwen: accepteer uitstelgedrag niet en kom in actie.

Houd betalingsgedrag bij

Notoire wanbetalers zijn erg creatief in het verzinnen van smoezen. Een leugentje om bestwil of een keiharde leugen is op hun lijf geschreven. Misschien bent u bang om wanbetalers aan te pakken en een schop onder hun kont te geven. Bijvoorbeeld uit angst om een ‘goede’ klant te verliezen. Bedenk dat niet betalen of structureel te laat betalen u niets oplevert. Houd daarom nauwkeurig van al uw debiteuren het betalingsgedrag bij.  Notoire wanbetalers vallen zo al snel door de mand. Hebt u beet? Wacht niet te lang met een incassoprocedure. Incassoplein treedt hierbij graag als uw gids op.

Geplaatst in aanmanen, Debiteurenadministratie | 1 reactie

Engelengeduld werkt bij kinderen, niet bij uw debiteuren

Tussen het opvoeden van uw debiteuren bestaat een opvallende overeenkomst met het opvoeden van kinderen. Als u zelf kinderen hebt grootgebracht, weet u ongetwijfeld wat ik bedoel. U moet niet alleen consistent en consequent zijn in uw opvoedingsstrategie. Het is ook prettig als u over engelengeduld beschikt. Met vallen en opstaan leren kinderen zich zo staande te houden in de maatschappij.

In uw debiteurenbeleid isEngelengeduld werkt bij kinderen, niet bij debiteuren het ook zaak dat u consistent en consequent optreedt. Als u dat niet doet, nemen sommige klanten een loopje met uw goedgelovigheid. Engelengeduld werkt wel bij kinderen, maar niet bij debiteuren die niet of slecht betalen. Sterker nog: als wanbetalers uw geduld op de proef stellen, raakt u geïrriteerd. Soms kan dat consequenties hebben voor de goede relatie die u met klanten onderhoudt.

Een bekend spreekwoord zegt: ‘Geduld is een schone zaak’. In veel situaties is de strekking van dit gezegde een waarheid als een koe. Alleen niet bij debiteurenbeheer. U hebt recht op uw centen binnen de betalingstermijn die u samen hebt afgesproken. Accepteer dus geen smoesjes als uw klanten niet binnen de afgesproken 30, 45 of 60 dagen hebben betaald. De meeste smoesjes zijn namelijk erg kinderachtig. Komt u er zelf niet uit? Incassoplein gaat graag voor u aan de slag om uw openstaande vorderingen te innen.

 

Geplaatst in aanmanen, Debiteurenadministratie | Getagd | Een reactie plaatsen

Wettelijke rente over te laat betaalde facturen

Wettelijke handelsrenteBereken rente als de betalingstermijn van uw factuur vervallen is

Openstaande facturen kosten u veel geld. En ze zorgen voor ergernis. En dat is zonde,want die energie kunt u beter in ondernemen steken. Lees verder

Geplaatst in Debiteurenadministratie, facturen | Getagd , | 1 reactie

Als beller krijgt u uw geld sneller

Bellen als betalingsherinnering? Het lijkt zo eenvoudig, maar het is een beproefde manier om uw factuur sneller te laten betalen. Lees verder

Geplaatst in aanmanen, Debiteurenadministratie | Getagd , , | 1 reactie

De Kantonrechter krijgt het druk

Een advocaat inschakelen voor een gerechtelijke invordering? Tot enkele maanden geleden was dat een dure aangelegenheid. Lees verder

Geplaatst in Juridisch | Getagd , , | 1 reactie