Pas op voor spookfacturen

Pas op voor spookfacturenAls klein jongetje geloofde ik dat er spoken onder mijn bed zaten. Vandaag de dag niet meer. Spoken bestaan niet, spookfacturen wel. Annemarie – een klant van mij – weet daar alles van. Ze kreeg het Spaans benauwd, toen ze ontdekte dat ze per ongeluk een spookfactuur had overgemaakt. Het was haar niet opgevallen dat deze ‘factuur’ niet echt afkomstig was van haar telefoonprovider. Pas op voor spookfacturen en valse betaalverzoeken. Voordat je het weet, ben je zelf ook slachtoffer. De afzender van een spookfactuur pleegt fraude en is dus strafbaar. Graag geef ik je een aantal tips om te voorkomen dat je de dupe wordt.

Als 2 druppels water

Spookfacturen lijken soms als 2 druppels water op een echte factuur. Als je niet op je hoede bent bent, trap je in de val die criminelen zorgvuldig voor je uitzetten. Vaak gebruiken ze het logo van een bekend bedrijf of ze bedenken een naam die sterk overeenkomt met een bekende organisatie. In veel gevallen krijg je de vraag om je gegevens te controleren en te bevestigen. Of de afzender wijst je op een overeenkomst uit het verleden die je nooit hebt afgesloten. Annemarie ontving een telefoonrekening van ruim 300 euro. Normaal gesproken betaalt ze een vast bedrag van 25 euro per maand. Voor dit bedrag kan ze binnen Nederland bellen, sms’en en internetten zonder restricties. Als voorbereiding op haar reis naar Canada deze zomer had ze volop via Facetime gebeld met haar familie in Canada. Annemarie dacht dat die 300 euro voor het overschrijden van haar datalimiet van 25 gigabyte was. 3 dagen later ontving ze de echte factuur: 57 euro.

Aanbieding, géén factuur

De rekening die Annemarie ontving, was een verkapte offerte. Dat staat in de kleine lettertjes. De kans is klein dat je blik daar op valt, omdat er heel duidelijk – in een vetgedrukt lettertype – factuur boven de rekening staat. Onderaan de factuur is duidelijk te lezen: ‘Let op. Dit is een aanbieding en géén factuur, betaling van deze aanbieding wordt beschouwd als opdrachtbevestiging. Annemarie had de factuur niet gecheckt. Heb je zelf al ooit een spookfactuur in je mailbox gehad. De kans is groot dat criminelen ook jou zo proberen te verleiden om snel geld over te maken. Ik weet dat er facturen circuleren die afkomstig zijn van de ‘Belastingdienst’, bedrijvengidsen, banken, providers, hostingbedrijven en incassobureaus.

Strekking nepfacturen

Ook in mijn mailbox spookt het regelmatig. Zelf ben ik er gelukkig nog nooit ingetuind. Natuurlijk is het niet mijn taak om als ‘ghostbuster’ te jagen op criminele organisaties die spookfacturen versturen. Als credit manager valt het me op dat er ook veel spookfacturen afkomstig zijn van zogenaamde incassobureaus. De strekking van deze nepfacturen is duidelijk: je moet snel de hoofdsom betalen, anders zijn bijkomende incasso- of dossierkosten voor jouw rekening. Nou weet ik uit ervaring dat incassobureaus ook per mail herinneringen en aanmaningen versturen. Zo’n factuur valt echter nooit koud op je dak. Meestal is er al telefonisch contact geweest of ben je prima op de hoogte van een openstaande rekening.

Pas op voor spookfacturen: 7 tips ter bescherming

Zoals beloofd heb ik een aantal tips voor je in petto. Gebruik deze 7 tips om te voorkomen dat je het slachtoffer wordt van spookfacturen.

  • Zorg als ZZP’er of MKB’er dat je je debiteuren van haver tot gort kent
  • Vraag altijd om een opdrachtbevestiging na een uitgebrachte offerte die goedgekeurd is
  • Controleer binnengekomen facturen altijd op juistheid en echtheid
  • Neem bij twijfel direct contact op met de afzender
  • Doe aangifte bij de politie als je een spookfactuur ontvangen hebt
  • Meld de spookfactuur bij Steunpunt Acquisitiefraude via www.fraudemeldpunt.nl
  • Neem een advocaat in de arm als je een spookfactuur betaald hebt

Meer informatie of afspraak maken?

Bij een beperkt aantal leveranciers en/of klanten is de kans groot dat je iedereen persoonlijk kent. Wordt de orderportefeuille groter, dan ontbreekt die kennis vaak. Hoe dan ook, zorg dat je betaal- en leveringsvoorwaarden van A tot Z kloppen. En controleer altijd de voorwaarden van klanten en leveranciers op rechtsgeldigheid. Kun je hierbij hulp gebruiken? Bel of vul het contactformulier in om een afspraak te maken.


Bekijk al mijn blogs

Vorderingen innen, zonder honkbalknuppel of stalen neuzen

Vorige week kon ik een brede grijns niet onderdrukken. Tijdens een kennismakingsgesprek zei een potentiële opdrachtgever: ‘Je ziet er helemaal niet breed en sterk uit’.  Ik kon het niet nalaten om haar voorzet te verzilveren. ‘Dat klopt. En ik heb ook geen...

Wanbetalers kun je missen als kiespijn

Verhalen over koetjes en kalfjes kunnen me gestolen worden tijdens een netwerkbijeenkomst. Als ondernemers een betoog afsteken over wanbetalers en incasso, dan spits ik mijn oren. Zeker als ze hun betaalgedrag uit de doeken doen. Een sprekend voorbeeld van zo’n...

Kun je facturen niet betalen, sla een beurt over

Laat ik maar met de deur in huis vallen: ik heb vorige week in de gevangenis gezeten. Niet omdat ik de wet overtreden had. Maar omdat het geluk mij vergat toe te lachen. Als ik 7 had gegooid, waren 3 Rotterdamse straten in mijn bezit geweest. In plaats van op Hofplein...

Debiteurenbeheer uit handen geven, waarom zou je dat doen?

Als ik ergens een hekel aan heb, dan zijn het ondernemers die de kantjes ervan aflopen. Zeker als ze voor hun dienstverlening een vorstelijke vergoeding vragen. In ruil daarvoor vraag ik honderd procent inzet en een tijdige betaling. Vorige week kaartte een bevriende...

Rechtsgeldige factuur: dé finishing touch van elke transactie

Pas geleden viel mijn blik op een opvallend bericht in de krant: ‘Liefdesbrief 40 jaar te laat bezorgd’. Ik kon een glimlach niet onderdrukken. Echt een gevalletje van ‘mosterd na de maaltijd’. De verliefde man kreeg geen reactie op zijn brief, dus hij dacht: de...

Betalingsvoorwaarden: papieren tijger of juridisch bewijsmiddel?

Als ik wanbetalers bel en informeer naar de reden om niet te betalen, zijn de reacties heel divers. Soms toont een debiteur alle begrip, maakt het geld zo snel mogelijk over of spreekt een betalingsregeling af. Soms werkt zo’n telefoontje ook als de spreekwoordelijke...

Debiteuren aanmanen: ken jij het klappen van de zweep?

Voor veel ondernemers is ‘debiteuren aanmanen’ geen favoriete bezigheid. Ze vinden het lastig om klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. Of ze zijn bang dat ze de goede relatie op het spel zetten. Liever schakelen ze mij in om een betalingsherinnering te sturen...

Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning

Ondernemers hebben een hekel aan klanten of debiteuren die niet of veel te laat betalen. Vooral de notoire wanbetalers zorgen voor ergernis en irritatie. Niet altijd is er sprake van opzet. Soms ziet een klant de factuur over het hoofd of beschikt hij over onvoldoende...

Handige, praktische tips voor debiteurenbeheer

aaVorige week liep ik een oud-klasgenoot van de middelbare school tegen het lijf. Bij een tankstation aan de A2 kruisten onze wegen elkaar bij het koffie-apparaat. Terwijl we lurkten aan een plastic bekertje cappuccino bleek al snel dat Harry – laat ik mijn klasgenoot...

Wanbetalers voorkómen? Speel niet met vuur

Bij sommige ondernemers heb je het gevoel dat ze ‘gaan als de brandweer’.  Ze ogen succesvol, ze vertellen successtory’s en ze willen graag dat jij deelt in hun succes. De buitenkant zegt niet alles over de binnenkant. Dat weet ik. Soms is het verstandig om op je...