Soms is het heerlijk om uit te kijken naar een familie-uitje met z’n viertjes. Afgelopen weekend was het zo ver. Jammer genoeg kreeg het ‘uitkijken’ in de tweede stad van België een wrange bijbetekenis. Ons weekendje Gent bleek van korte duur te zijn, toen we bij aankomst een versnapering wilden gebruiken uit de minibar. Tot mijn schrik stonden daar geen verfrissende drankjes of honger stillende snacks in. Ik had meteen ‘gegeten en gedronken’ toen ik 5 kakkerlakken ontwaarde. Onze koffers waren nog niet eens uitgepakt. We besloten direct rechtsomkeer te maken. Natuurlijk beklaagde ik me bij de receptie. En in de auto vroeg ik me af: ‘Kan dit zo maar? Dit is je reinste contractbreuk.‘
Strop om de nek
Gentenaren worden in de Vlaamse volksmond stroppendragers of stroppen genoemd. Ik vond die geuzennaam wel van toepassing op ons korte avontuur. In plaats van een bezoekje aan kasteel Gravensteen, doolde ik eind van de middag gewoon over de Woenselse Markt in Eindhoven om op de weekmarkt inkopen te doen voor de rest van het weekend. Het geboekte gezinsuitje was een strop geworden. En de betaalde factuur voor 2 hotelovernachtingen voor 4 personen hing als een strop om mijn nek. Ik besloot om per mail contact op te nemen met de directie van het hotel, dat internationaal toch enige naam en faam heeft.
Nalatigheid
De manager van het hotel schaamde zich verschrikkelijk voor de onhygiënische toestand van zijn hotelkamer. Hij snapte heel goed dat ik het bedrag voor de hotelovernachting terugeiste. In de gesloten overeenkomst was hij immers nalatig geweest voor zijn aandeel. Ik kon zijn gezicht niet zien, maar ik weet zeker dat hij het schaamrood op zijn kaken had staan. Hij verontschuldigde zich wel duizendmaal en bood mijn gezin als ‘tegemoetkoming’ voor de geleden schade een nieuw weekend in zijn hotel.
Wel of geen contractbreuk?
In incassozaken krijg ik regelmatig te maken met contractbreuk of nalatigheid van één van de twee partijen. Soms krijg ik van een niet betalende debiteur te horen dat mijn opdrachtgever een wanprestatie heeft geleverd. Er is bijvoorbeeld veel te laat geleverd of het gekochte product voldoet niet aan de verwachtingen. Deze ‘smoes’ is juridisch moeilijk hard te maken. Als klant moet je immers de gelegenheid krijgen om de veroorzaakte schade te beoordelen en zo nodig te herstellen. Hiervoor geldt een redelijke termijn. Het is belangrijk om deze afspraak en de termijn dit zwart op wit te zetten in een brief. Als je vervolgens opnieuw in gebreke blijft, mag je pas derden inschakelen om de schade te verhelpen.
Moraal
Wat is nu de moraal van dit verhaal dat begon met een onsmakelijke confrontatie met kakkerlakken in een minibar? Als je te goed van vertrouwen bent, loop je het risico dat je op een dag tegen ‘ongedierte’ aanloopt. Zonder een goede onderbouwing van je sommatie zijn die moeilijk te bestrijden. Ook voor een ervaren credit manager. Als je onderstaande 5 tips ter harte neemt, sta je in een incassotraject veel sterker:
- Zorg dat je precies weet met wie je zaken doet. Met een kredietrapportage voorkom je op voorhand problemen achteraf.
- Zet een duidelijke overeenkomst op papier, met vermelding van afspraken, prijzen en betalingstermijn. En laat die ondertekenen voordat je aan de slag gaat met een opdracht.
- Maak een (digitaal) dossiermap aan waarin je alle telefoonnotities, e-mails en brieven bewaart.
- Informeer bij je opdrachtgever – voordat je de factuur verstuurt – of de opdracht naar wens is uitgevoerd of dat het product aan de verwachtingen voldoet. Relatie- en debiteurenbeheer gaan zo hand in hand.
- Neem direct contact op met je debiteur als de betalingstermijn van 14 of 30 dagen verstreken is. Het is een gemiste kans als je pas achter de onvrede van je debiteur komt, nadat de incasso uitbesteed is.
Jouw ervaring?
Natuurlijk ben ik nieuwsgierig naar jouw ervaringen met onwelwillende debiteuren. Is je wel eens contractbreuk in de schoot geworpen? Of waren er andere redenen waarom een debiteur weigerde te betalen. Schroom niet om je casus met de lezers van dit blog te delen.