Er zijn veel hardnekkige misverstanden over incasso. Het blijft lastig opboksen tegen al die vooroordelen over mijn vak. Ook ik heb regelmatig last van excessen die bij het innen van vorderingen voorkomen. Denk aan intimidatie en bedreiging met honkbalknuppels of schelden en dreigende taal uitslaan. Als ik tekst en uitleg geef over een incassostrategie met harde hand komen deze beelden al snel bovendrijven. Zonde, want incasseren met harde hand heeft niks met geweld of agressie te maken.

Keuze uit 2 incassostrategieën

De afgelopen 3 jaar heeft Incassoplein een koninkrijk met trouwe onderdanen opgebouwd. Om openstaande rekeningen te innen, gebruik ik bij voorkeur mijn gezonde verstand. Zowel bij incasso als bij debiteurenbeheer streef ik naar lange-termijnrelaties. Ik zwaai dus niet met honkbalknuppels. Dat is funest voor mijn imago. Ik zwaai ook niet alleen de scepter. Als klant bent u koning bij Incassoplein. Om u als klant tevreden te stellen, hanteer ik 2 incassostrategieën: de aanpak met harde hand of de aanpak met witte handschoentjes. U kiest de strategie. Ik voer haar alleen maar uit. 

De aanhouder wint

De strategie met de witte handschoentjes is gebaseerd op het gezegde ‘de aanhouder wint’. Per telefoon en met herinneringen en aanmaningen probeer ik uw debiteur over de streep te trekken om een openstaande factuur alsnog te betalen. Blijft succes uit, dan ga ik soms op bedrijfsbezoek om een debiteur aan de tand te voelen. De ‘zachte aanpak’ is ideaal bij lagere, openstaande bedragen.

Vonnis als dwangmiddel

Het toverwoord bij de aanpak met harde hand is doortastendheid. Leveren een brief en een telefoontje geen resultaat op, dan start ik een gerechtelijke procedure om uw debiteur tot betalen te dwingen. Tot € 25.000,= kan dat zonder tussenkomst van een advocaat. Met het vonnis van de rechter in handen kan ik vervolgens beslag laten leggen. Bij bedrijven leg ik dan bijvoorbeeld beslag op hun bankrekening. Beslaglegging onder derden is ook mogelijk. Klanten of opdrachtgevers van uw debiteur maken een factuur dan rechtstreeks over aan Incassoplein. Bij hoge bedragen geniet deze aanpak de voorkeur. 

De laatste Koninginnedag staat op mijn netvlies gebrand. Natuurlijk was het een memorabele dag, omdat koningin Beatrix afstand deed van de troon. Met Willem-Alexander blijft haar opvolger binnen de familie. Zo was de eerste kroningsdag in 33 jaar een fraaie familie-aangelegenheid. Over familie gesproken: op de Oranjemarkt die ik bezocht was ik getuige van een ander opvallend familieonderonsje. Een man was boos dat zijn broer geen rekeningen betaalde. Het is niet netjes om een gesprek af te luisteren. Alleen was mijn beroepsdeformatie deze keer zo sterk, dat ik mijn oren bleef spitsen. 

Klaploper of zakloper

‘Theo is een echte klaploper’, hoorde ik een stem luidkeels zeggen. ‘Als hij mijn broer niet was, had ik hem al lang een klap voor z’n bakkus verkocht’. Eerst dacht ik dat de flink uit de kluiten gewassen kerel sprak  over zaklopen, een activiteit die beter bij de Oranjemarkt past. Al snel werd duidelijk dat hij toch echt ‘klaploper’ bedoelde. ‘Hij bietst sigaretten bij het leven en hij zuipt altijd op mijn kosten’, vervolgde de man zijn betoog. ‘Een rondje geven: ho maar. Theo is naar de wc toe, hij is zijn portemonnee vergeten of hij staat toevallig rood bij de bank.’ Even haalde de man adem, lurkte aan zijn glas bier en zei toen: ‘Ik heb tot nu toe alles door de vingers gezien, maar nu gaat hij te ver. Die schutting die ik heb gezet, gaat hij hoe dan ook betalen. Desnoods schakel ik een incassobureau in.’

Onderlinge schulden

Stomverbaasd door zoveel woede in zijn stem stond ik hem aan te gapen. Gelukkig keek hij niet terug. Ik snapte zijn punt heel goed. Ook privé ben je de pineut als een debiteur zijn betaalafspraken niet nakomt. Door onderlinge schulden kunnen de gemoederen  binnen een vrienden- of familiekring hoog oplopen. Het Familiediner en De Rijdende Rechter tonen dat regelmatig aan.

Kwestie van vertrouwen

Zelf ben ik er een voorstander van om betalingsafspraken met familie en vrienden vast te leggen. Zo’n ondertekend document voorkomt een hoop problemen als (terug)betalen uitblijft. Vind je deze stap te ver gaan? Bedenk dan dat vrienden en familieleden ook op tijd hun rekening moeten betalen. Het is dus geen kwestie van wantrouwen, maar veel eerder een kwestie van vertrouwen op de goede afloop als afspraken zwart op wit staan.  

Doe je zaken met familieleden of vrienden? Incassoplein buigt zich graag over de leveringsvoorwaarden. Interesse? Bel (040) 241 10 36 of mail voor een afspraak. 

Enkele maanden geleden kreeg ik ’s ochtends in alle vroegte de opdracht om enkele onbetaalde facturen te innen voor een nieuwe klant. Voordat ik aan slag mocht, wilde hij direct kennismaken en samen een kop koffie drinken. Geen probleem: ik had tijd, sprong in de auto en reed naar zijn woning in een van de 2 prachtwijken die Eindhoven volgens oud-minister Vogelaar rijk is. 15 minuten later drukte ik een boomlange kerel van buitenlandse komaf de hand. Ondanks de hartelijke ontvangst en het leuke gesprek rook ik toch onraad: een miskleun eerste klas bleek later.

Focus op feiten, cijfers en afspraken

Als ondernemer heb ik een bloedhekel aan vooroordelen op basis van een eerste indruk. In mijn vak laat ik graag feiten, cijfers en zwart-op-wit vastgelegde afspraken de doorslag geven. Ik moet toegeven dat het soms lastig is om objectief te blijven. Bovenstaande ontmoeting met de ondernemer met Griekse roots illustreert dat. Zijn ongewassen kleding, zijn ongeschoren gezicht en het aanrecht vol afwas gaven mij niet het recht om op voorhand verkeerde conclusies te trekken.

Geen kaas gegeten van incasso

Ook al val ik soms van mijn stoel door de misère met Griekse banken, deze ondernemer was niet representatief voor de malheur die zijn landgenoten aanrichten. Als ondernemer was hij uit het juiste hout gesneden. Hij had alleen geen fêtakaas gegeten van incasso. Daar zocht hij een professional voor. Zijn debiteur betaalde de openstaande rekeningen vrijwel direct. Een telefoontje was voldoende. Er was geen sprake van onwil, maar van miscommunicatie: zijn debiteur had al maanden een nieuw postbusnummer en had de facturen nooit ontvangen. Een telefoontje ter controle was voldoende geweest om duidelijkheid te scheppen. 

Snelste betaler

De volgende dag verstuurde ik per e-mail mijn rekening. ’s Middags tijdens het internetbankieren zag ik dat de Griekse ondernemer mijn rekening al betaald had. Het schaamrood stond op mijn kaken. Ik pakte direct de telefoon, belde hem op en gaf hem een groot compliment met de woorden: ‘Sinds ik onderneem ben je met afstand de snelste betaler.’ Ik had een wijze les geleerd: een les die ik graag met jullie wil delen.

Als de eerste zonnestralen een nieuwe lente aankondigen, kijk ik altijd of mijn favoriete, Italiaanse ijssalon weer open is. Als ijsliefhebber is het heerlijk om uit mijn winterslaap te komen en de verfrissing te proeven van een wafel met 3 bolletjes ijs en een flinke dot slagroom er bovenop. Afgelopen zondag was het eindelijk zover: met z’n viertjes togen we naar mijn kleine paradijs op aarde. Met een lachende gezicht verwelkomde de Italiaanse ijscoboer één van zijn beste klanten. Die lach werd een grimas toen ik weigerde direct te betalen.

Betalingsverplichtingen

Het kostte me moeite om in mijn rol te blijven. De arme ijscoboer had niet in de gaten dat ik een toneelstukje opvoerde. Mijn vrouw en kinderen gingen nietsvermoedend zitten. Ze genoten vooral van hun ijsje en zagen niet dat manlief de verkoper voor de gek hield. Ik vertelde de nietsvermoedende ijscoboer dat ik gewend ben om een betalingstermijn te hanteren van 30 dagen. ‘Uiterlijk zondag over 4 weken reken ik die 4 wafels af’, zei ik met een stalen gezicht. ‘Kom ik dan mijn betalingsverplichtingen niet na, dan mag je mij als ondernemer sinds 16 maart wettelijk 40 euro extra in rekening brengen.’

Extra betalingsvoorwaarde

De ijscoboer wees naar een Delftsblauw tegeltje dat bij hem in de ijssalon hing. Met sierlijke letters stond erop geschreven: ‘Met op de pof betalen, hebben we hier afgerekend’. De tekst toverde een glimlach op mijn gezicht. ‘Van die extra betalingsvoorwaarde had je me eerder schriftelijk op de hoogte moeten brengen’, zei ik opnieuw met een pokerface. De ijscoboer keek me aan of hij zijn zelfbereide ijs zag branden. Om mijn betoog extra kracht bij te zetten, meldde ik ook nog dat zijn uitgeprinte factuur niet aan de wettelijke richtlijnen voldeed.       

Recht op je geld

‘Waar ben jij mee bezig’, vroeg de ijscoboer. ‘Zo ken ik jou helemaal niet?’ Ik ontdooide, haalde mijn gezicht uit de plooi en stelde hem gerust. ‘Natuurlijk is het niet normaal om een ijsco pas over 4 weken te betalen’, zei ik lachend. ‘En het is ook vreemd om voor een ijsco een gespecificeerde rekening te vragen. In het bedrijfsleven is dat echter de normaalste zaak van de wereld. Daar heb ik als credit manager bijna dagelijks mee te maken. Als je een dienst of product verkoopt, heb je gewoon recht op je geld. En nu ga ik van mijn ijsco genieten, want er is niemand die zo lekker pistache-ijs en straciatella-ijs kan bereiden zoals jij.’    

 Voet tussen de deur

Vorige week stond ik bij een netwerkbijeenkomst te praten met een rauwdouwer eerste klas: een ondernemer uit de metaalsector met een groot hart dat hij op zijn tong droeg. Na mijn Elevator Pitch zei hij direct: ‘Dan draag jij zeker schoenen met stalen neuzen als je naar klanten gaat?’ Het kwartje viel niet direct. ‘Net als Jehova-getuigen proberen jullie toch een voet tussen de deur te krijgen’, vervolgde hij. Ik kon het niet laten om te reageren. Alweer iemand die een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder op één hoop gooit.

 Olie op het vuur

‘Ik begrijp niet dat je het werk van een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder door elkaar haalt’, zei ik. ‘De ijzerindustrie heeft toch ook wel eens te maken met niet betalende klanten.’ De man keek me een beetje vreemd aan. ‘Ik werk niet in de ijzerindustrie’, antwoordde hij. ‘Ik ben eigenaar van een metaalbedrijf.’ Ik probeerde wat extra olie op het vuur te gooien. ‘Is dat niet hetzelfde dan’, vroeg ik met een stalen gezicht? De man vond dat ik hem niet serieus nam. Ik wilde hem het verschil uitleggen tussen een incassobureau en een deurwaarderskantoor. Die moeite kon ik me besparen.

 Verschil deurwaarder en incasso

Graag grijp ik dit blog aan om het verschil te benadrukken. Een deurwaarder komt pas in actie als er sprake is van een juridisch conflict. Na een gerechtelijke uitspraak (vonnis) heeft hij de wettelijke bevoegdheid om beslag te leggen op loon, uitkering, inboedel of huis. Zo dwingt hij debiteuren tot betalen. Een incassobureau heeft die wettelijke status niet. Ik mag alleen brieven, e-mails of telefoongesprekken gebruiken om uw debiteur over te halen tot betaling. Komt een zaak voor de rechter en stelt die u in het gelijk? Dan zorg ik er samen met een gerechtsdeurwaarder voor dat het vonnis van de rechter wordt uitgevoerd. Oh ja, de meeste deurwaarders die ik ken, beschikken wel over stalen zenuwen, maar dragen geen schoenen met stalen neuzen.

Speel geen blindemannetje, houd je ogen open

Goed beslagen ten ijs komen is belangrijk als je op de been wilt blijven. Dat geldt niet alleen voor een middag schaatsen. Ook in het bedrijfsleven is het een voorwaarde om succesvol te zijn.  Stel je eens voor dat je met een blinddoek voor op het ijs van A naar B probeert te komen. De kans is groot dat je B nooit bereikt. Misschien zak je door het ijs of schaats je een wak in, omdat je het bordje ‘Gevaarlijk ijs’ niet hebt gezien. Aan deze metafoor moet ik soms denken als ik luister naar de ervaringen van sommige ondernemers. Ze ondernemen niet met open vizier. Nee, ze spelen blindemannetje en lopen figuurlijk in de val.

Wees niet te goed van vertrouwen

Goed zijn van vertrouwen is een nobel streven. Kennis van zaken en verdieping in potentiële klanten is nog veel belangrijker. Waarom? Laat ik je dat uitleggen aan de hand van een concreet voorbeeld. Frans, een relatie van mij, ging in zee met een nieuwe opdrachtgever die hij ontmoet had tijdens een netwerkborrel. Aan de bar klikte het vanaf de eerste seconde met Johan. 6 maanden lang haalde Frans via acquisitie nieuwe klanten voor Johan binnen. Op zijn bankrekening bleef het stil. De twijfel en het wantrouwen namen toe. Telefoontjes en brieven van Incassoplein hielpen niet afdoende. Pas toen de rechter hem sommeerde om te betalen, ging Johan overstag.

Een gewaarschuwd mens

De les die Frans geleerd heeft, zal hij niet snel vergeten. Wat hij niet wist, was dat Johan te boek stond als een notoire wanbetaler. Met een paar telefoontjes had hij zich kunnen verdiepen in het betalingsgedrag en de kredietwaardigheid van Johan. Samen dronken we een kop warme chocolademelk op de goede afloop. ‘Zo’n misslag zal ik niet snel meer maken’, zei Frans. ‘Een gewaarschuwd mens telt voor twee.’

De tocht der tochten maakt in Nederland de tongen los. Niet alleen bij rayonhoofden, ijsmeesters, wedstrijdrijders en recreanten. Ook reclamegoeroes mengen zich in de eeuwige discussie.  De Elfstedentocht is immers big business geworden: voor de ervaring, de eeuwige roem, de verhalenbundel en … voor de portemonnee. Over portemonnees gesproken: geld verdienen is onlosmakelijk verbonden met  afspraken over betalingstermijnen.  Zonder deze waterdichte afspraken met debiteuren begeeft u zich op glad ijs en liggen uitglijders op de loer.

Kosten voor de baten uit

Misschien denkt u: het kan vriezen en het kan dooien, maar de Elfstedentocht en betalingstermijnen hebben niks met elkaar te maken. De Elfstedentocht is in dit blog metafoor voor een grote klant waar u graag  als MKB’er of ZZP’er voor wilt werkt. Niet adhoc, maar structureel. Als kleinbedrijf of zelfstandige springt u een gat in de lucht als u zo’n aantrekkelijke vis aan de haak slaat. Vergelijk die vreugde maar eens met een schaatser die ingeloot is voor de Elfstedentocht. Onder het motto van ‘de kosten gaan voor de baten uit’ hanteren veel grote bedrijven een betalingstermijn van 2 maanden of langer. Vreemd:  want in uw voorwaarden staat vaak een betalingstermijn van slechts 14 dagen.

Wie trekt er aan het langste eind?

Werken voor een groot bedrijf of de Elfstedentocht rijden, klinkt als een grote uitdaging waar u graag de schouders onder zet. It giet aon: u verkoopt producten of u levert diensten en u verstuurt een factuur. Wie trekt er nu aan het langste eind? Als u geen actie onderneemt, betaalt het bedrijf niet binnen 14 dagen. De kans is groot dat u 2 maanden of langer op uw  geld moet wachten. Dat is toch de omgekeerde wereld. Zeker als u te horen krijgt: als u onze betalingstermijnen niet accepteert, nemen we toch gewoon iemand anders.

Betalingstermijnen worden wettelijk vastgelegd

Gelukkig is er helder weer op komst. Met ingang van 16 maart 2013 worden de betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en bij overeenkomsten tussen bedrijven en overheden wettelijk vastgelegd. De kans op uitglijders wordt hierdoor een stuk kleiner. Wat regelt de nieuwe wet?

• Als u contractueel niets regelt met debiteuren, moeten zij binnen 30 dagen na de factuurdatum betalen.
• U mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen afspreken.
• Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als die geen nadelige gevolgen heeft voor een van beide partijen.

 Geen of te late betaling?

Betaalt uw debiteur de factuur niet of te laat? Dan mag u een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Het is niet nodig om hiervoor een aanmaning te sturen. Hebt u geen  afspraken gemaakt over de hoogte van deze vergoeding? Dan mag u een percentage van de factuur in rekening brengen. Het minimumbedrag van de vergoeding is € 40. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.

Voor transacties met de overheid gelden andere ricthtlijnen. Doet u zaken met een overheidsinstantie? Neem dan contact op met Incassoplein voor de nieuwe wettelijke richtlijnen per 16 maart 2013.

Geld verdienen staat centraal

Het leven van Scrooge draait om geld verdienen. Iedereen in zijn directe omgeving moet het ontgelden: familieleden, werknemers en huurders. Hij veracht andere zaken in het leven: vriendschap, liefde en de gedachte van het kerstfeest. In de nacht voor Kerstmis heeft Scrooge in zijn dromen een ontmoeting met 3 geesten. Ze vertegenwoordigen Verleden, Heden en Toekomst. Deze confrontaties zorgen ervoor dat hij tot inkeer komt en zijn leven betert.

De geest van het verleden

Ondernemen is met vallen en opstaan tot inzicht komen. Draait jouw ondernemerschap alleen om geld verdienen? Of steek je ook tijd, geld en energie in het onderhouden van klanten? Kijkend naar mijn eigen kernactiviteiten merk ik vaak dat debiteurenbeheer een ondergeschoven kindje is. Met debiteurenbeheer voorkomt u dat facturen veel te lang openstaan. U hebt namelijk regelmatig contact met klanten. U kunt regelmatig vragen of de geleverde producten, diensten en service naar wens waren. Debiteurenbeheer is daarmee een onmisbaar instrument om bestaande klanten te binden.

De geest van het heden

Ondanks een professioneel opgezet debiteurenbeheer worden  sommige facturen niet betaald. Is dat onwil of onmacht? De botte bijl hanteren is een optie om alsnog uw geld te krijgen. Incassoplein staat een andere aanpak voor. Wat u vandaag aan acties onderneemt om debiteuren te laten betalen, heeft consequenties voor de toekomst. Daarom is het belangrijk om de goede relatie met klanten in ogenschouw te nemen. Alleen als er echt onwil in het spel is gaat u over tot ‘hardere acties’. Na incasso kunt u dan bijvoorbeeld de gerechtsdeurwaarder inschakelen.

De geest van de toekomst

Voor de continuïteit van uw bedrijf zijn behalve bestaande klanten ook nieuwe klanten belangrijk. Klanten vinden is niet altijd een geldkwestie. De gunfactor speelt ook een grote rol in de keuze. Als u regelmatig acquireert en netwerkt, denk dan eens aan de wijze les van Scrooge. Leef u in, zet een stapje extra en durf eens iets weg te geven zonder dat de kassa direct moet rinkelen. Geven loont, het heeft een positieve invloed op de gunfactor. Gelooft u me niet? Dan sta ik er niet van te kijken als u op kerstnacht bezocht wordt door drie geesten.

Heeft u in het verleden verkeerde beslissingen genomen met debiteurenbeheer en incasso?  En heeft dit blog u nu tot inzicht gebracht? Incassoplein staat u in de toekomst graag met raad en daad terzijde.

Als klein jochie zat ik op kerstmorgen op mijn knietjes voor de kerststal. Met rode koontjes op de wangen zong ik mijn favoriete kerstliedjes ‘Wij komen tezamen’ en ‘Midden in de winternacht’. Boven de kerststal hing een kerstboomlampje dat fonkelde als ik met een hoog jongensstemmetje ‘onder het sterre-blinken’ zong. Deze kerstster wees de herdertjes bij nachte en de drie wijzen uit het oosten de weg naar Jozef, Maria en het kindeke Jezus. In ruil voor deze aubade mocht ik een chocolade kerstbal uit de boom halen.

Onbetaalde facturen

In het jaar nul waren sterren aan de hemel belangrijk om in het donker te navigeren. Vandaag de dag gebruiken we daar routeplanners of een TomTom voor. Toch zijn er situaties denkbaar waarin je een alternatieve wegwijzer nodig hebt. Bijvoorbeeld als je het somber inziet omdat een onwillige debiteur weigert te betalen. In dat geval is het prettig als de rijzende ster van de credit manager je de weg wijst naar hoe die factuur betaald kan worden.

Creditmanagement Trendmeter

Uit de Creditmanagement Trendmeter blijkt  dat debiteurenbeheer bij 80% van de bedrijven een grotere rol speelt in 2012. Bijna de helft hiervan investeert meer in debiteurenbeheer. Om potentiële wanbetalers te signaleren kiest 62% voor kredietinformatie en 50% schakelt sneller een incassobureau in. Uit het onafhankelijke onderzoek komt verder naar voren dat het kennisniveau van startende creditmanagers (52%) onvoldoende is.

Vredelievende oplossingen    

Betalen uw debiteuren niet op tijd? Kies dan voor een ervaren partner. Met jarenlange ervaring in de bagage kent Incassoplein de weg in debiteurenland. Ook al zingt een debiteur het hoogste lied. We zorgen ervoor dat hij een ‘toontje lager zingt’ met behulp van vredelievende oplossingen voor debiteurenbeheer en incasso. Uw rekeningen die sneller betaald worden, dat smaakt naar meer. Graag zet Incassoplein hierover een (kerst)boompje met u op.

Kraak noch smaak

Vooral de keuze in voorgerechten en desserts is bij veel restaurants bijna identiek. Als fijnproever vind ik dat een gemiste kans. Ik trakteer mijn smaakpapillen liever op een culinair hoogstandje dan op eenheidsworst. Het klinkt misschien vergezocht, maar dezelfde ‘kraak noch smaak’ tref ik ook bij veel algemene voorwaarden aan. Zonde, want met op maat geschreven algemene voorwaarden leg je toch het fundament van een zakelijke transactie.

Algemene voorwaarden = jouw menukaart

Hanteer je als ondernemer de algemene voorwaarden van de branche waarin je werkzaam bent? Laat die voorwaarden dan eens goed tegen het licht houden. Incassoplein helpt je graag om nieuwe voorwaarden op te stellen of bestaande te herzien. Tot slot: het is belangrijk dat je algemene voorwaarden overhandigt, voordat je een overeenkomst sluit met een klant. Het kennismakingsgesprek is daarvoor een ideaal moment. Bedenk dat je een menukaart ook aan het begin van een diner overhandigd krijgt. En niet als je al gegeten en gedronken hebt.