Debiteurenbeheer inrichten met 10 beproefde tipsVorige week liep ik een oud-klasgenoot van de middelbare school tegen het lijf. Bij een tankstation aan de A2 kruisten onze wegen elkaar bij het koffie-apparaat. Terwijl we lurkten aan een plastic bekertje cappuccino bleek al snel dat Harry – laat ik mijn klasgenoot gemakshalve zo noemen – nog steeds gepassioneerd over auto’s kon praten. Vroeger hielp hij zijn vader na schooltijd in de garage. Nu is hij de trotse eigenaar van het familiebedrijf. ‘Met service & onderhoud verkoop je veel meer auto’s dan met gladde verkooppraatje’, betoogde Harry. Daar was ik het 100% mee eens. ‘Dat geldt ook voor mijn klanten’, zei ik lachend. ‘Dankzij service & beheer betalen ook debiteuren veel sneller.’

Overzicht bewaren

Jammer genoeg duurde ons gesprekje bij de koffie-automaat slechts 10 minuten. Harry woonde en werkte in het oosten van het land, nog steeds in dezelfde plaats waar mijn vader vroeger burgemeester was. Hij was getrouwd met zijn jeugdliefde Annet, die binnen het bedrijf de administratie verzorgde. De garage in de binnenstad had hij verruild voor een groot bedrijfspand aan de rand van de stad. Natuurlijk was ik benieuwd of hij last had van debiteuren die niet of veel te laat betalen. ‘Mijn vrouw en ik zitten er bovenop, Maarten’, zei hij toen we elkaar een hand gaven. ‘Al blijft het lastig om het overzicht te bewaren.’

Aandacht voor debiteurenbeheer

‘Is het goed als ik je deze week een keer bel’, vroeg ik hem, toen hij mijn visitekaartje in het zakje van zijn overall stopte. ‘Dat is goed, Maarten’, antwoordde hij. ‘Je weet maar nooit. Hij liep al naar buiten, zwaaide nog een keer, stapte in zijn bedrijfswagen met oplegger en reed weg. Zelf dronk ik mijn cappuccino op en wandelde naar de parkeerplaats waar mijn auto stond. Onderweg naar een volgende afspraak bleef het gesprekje met Harry door mij hoofd spoken. Hij had me aan het denken gezet met zijn tekst en uitleg over het belang van service en onderhoud. Voor goed debiteurenbeheer geldt precies hetzelfde. Ik denk dat je als ondernemer daarvan op de hoogte bent. Maar handel je er ook naar? Geef je debiteurenbeheer de aandacht die het verdient?

APK-keuring voor debiteuren

Vlakbij de afslag Den Bosch Centrum wist ik het zeker. Tussen onderhoud aan auto’s en debiteurenbeheer bestaan een aantal opvallende overeenkomsten. Elk jaar krijg ik een oproep in de brievenbus voor een verplichte APK-keuring. Doorstaat mijn auto deze keuring niet, dan mag ik de openbare weg niet op. Op deze wijze moet je ook het betaalgedrag van debiteuren grondig bekijken. Valt na ‘deze blik onder de motorkap’ op dat je debiteur stelselmatig (veel) te laat betaalt? Dan is het de hoogste tijd voor een kleine of grote onderhoudsbeurt. Als betalingen niet gesmeerd verlopen, hapert de motor (lees liquiditeit) en dat is financieel niet verantwoord.

Praktische tips voor debiteurenbeheer

Is jouw debiteurenbeheer toe aan een flinke onderhoudsbeurt? Of vraag je je wel eens af hoe je debiteurenbeheer binnen je bedrijf organiseert? Graag zet ik 10 beproefde tips voor je op een rij.

  • Maak binnen het bedrijf één persoon verantwoordelijk voor debiteurenbeheer. Het is geen taak die je er zo maar even bijdoet. Rooster er dus ook daadwerkelijk uren voor vrij.
  • Laat de kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten controleren, voordat je aan een grote opdracht begint. Zo voorkom je onaangename verrassingen achteraf.
  • Maak gebruik van duidelijke leveringsvoorwaarden, zo sta je juridisch veel sterker in je schoenen
  • Zorg dat je debiteur zijn handtekening zet onder een begrotingsvoorstel of offerte, dat voorkomt welles/nietes-spelletjes achteraf
  • Verstuur op tijd je factuur en zorg dat die aan de wettelijke richtlijnen voldoet.
  • Hanteer een duidelijk stappenplan voor debiteurenbeheer en houd je hier stipt aan. Bij een betalingstermijn van 30 dagen kun je precies inplannen wanneer je een debiteur (telefonisch en per post) moet sommeren om te betalen.
  • Gebruik voor een eerste betalingsherinnering de telefoon: als beller krijgt u uw geld sneller
  • Check het betalingsgedrag van bestaande klanten nauwkeurig. Zorg dat je op de hoogte bent van de gemiddelde betalingstermijn die ze hanteren. Als je hier gericht actie op onderneemt, worden deze termijnen korter.
  • Informeer regelmatig of je debiteur nog steeds tevreden is over de producten, diensten en bijbehorende service die je levert. Ontevredenheid is soms een reden om niet (op tijd) te betalen.
  • Schakel een incassobureau in als een debiteur – ondanks herhaaldelijk aanmanen – een factuur niet betaalt. Wacht hier niet te lang mee.

Meer informatie?

Veel succes met het toepassen van bovenstaande 10 tips in de praktijk. Natuurlijk kun je bij een tekort aan tijd, prioriteit of capaciteit je debiteurenbeheer ook uitbesteden. Graag nodig ik je uit om daarover eens van gedachte te wisselen. Bel (040) 241 10 36 of mail om een afspraak te maken.


Debiteuren zijn als wagens: onderhoud ze

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *