Pas geleden viel er een witte, handgeschreven A5-envelop op mijn deurmat. Nieuwsgierig opende ik de envelop en begon de brief te lezen. 15 seconden later voerde ik op papier een interessante dialoog met een communicatiebureau uit de regio Eindhoven. Wat me direct opviel, was dat de afzender zich verdiept had in mijn werkzaamheden: debiteurenbeheer en incasso.
Duidelijke taal
Eigenlijk was ik wel nieuwsgierig naar de persoon achter deze brief. Terwijl ik een telefoonnummer zocht, viel mijn blik op de volgende zinsnede: ‘Het lijkt me leuk om samen een kop koffie te drinken. Donderdag 22 maart bel ik je op om hiervoor een afspraak te maken.’ Vooral het tweede deel van de zinsnede liet me niet meer los. Ik ben namelijk een voorstander van duidelijke taal.
Tip voor facturen en herinneringen
Niet alleen klanten hebben behoefte aan duidelijke taal. Ook uw debiteuren willen graag weten waar ze aan toe zijn. Daarom pas ik het principe van ‘dag en datum’ voortaan toe als ‘vervaldatum’ in facturen, herinneringen en aanmaningen. Kijk eens naar onderstaand voorbeeld en oordeel dan zelf: wanneer is de communicatie met uw debiteur het meest helder:
- Vriendelijk verzoek dit bedrag binnen 14 dagen na dagtekening van deze factuur over te maken.
- Vriendelijk verzoek dit bedrag vóór donderdag 5 april te betalen.
Dat is nog eens duidelijke taal, ga ik meteen toepassen. ff kijken of mijn factureringsprogramma dat ook wil.